DeltaMaster clicks 08/2013

Berichte und Datenbankauszüge mit dem Berichtsserver automatisch bereitstellen

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Liebe Datenanalysten,

den DeltaMaster-Berichtsserver kennen viele von Ihnen als einen zuverlässigen Helfer, wenn es um das automatische und massenhafte Aktualisieren, Konfektionieren und Exportieren von Berichten geht. Aber wussten Sie, dass er sich auch trefflich aufs Exzerpieren versteht? Aus einer großen Datenbank kleinere Ausschnitte zu bilden und als eigene Würfel zur Verfügung zu stellen, das beherrscht der Berichtsserver ebenfalls. Eine Rolle spielt das für die sogenannten DM2GO-Dateien, die wir in der letzten clicks! vorgestellt haben: Sie fassen eine DeltaMaster-Analysesitzung und die zugehörigen multidimensionalen Daten in einer Datei zusammen, sodass man diese auch ohne Datenbankserver und Unternehmensnetzwerk nach Herzenslust analysieren kann, auf Wunsch bis hinauf zur Stufe Miner. Wenn man viele solcher Dateien benötigt, etwa für jeden Außendienstmitarbeiter, Produktmanager, Niederlassungsleiter, Kostenstellenverantwortlichen, dann schlägt wieder einmal die Stunde des Berichtsservers.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

In den DeltaMaster clicks! 07/2013 haben wir einen Weg vorgestellt, wie man Cockpits, Analysen und Berichte mit den zugehörigen Daten vereinen kann, zum Beispiel, um losgelöst vom Unternehmensnetzwerk zu arbeiten: Im Dateiformat DM2GO („DeltaMaster to go“, „DeltaMaster zum Mitnehmen“) fasst DeltaMaster eine Analysesitzung und eine lokale Cube-Datei zusammen. Letztere enthält einen Auszug aus dem Data Warehouse, der auch ohne Datenbankserver abgefragt werden kann. Mit DM2GO-Dateien ist es möglich, für bestimmte Anwender oder Anwendungsfälle den jeweils benötigten Teil aus der Gesamtdatenbank zu extrahieren („Cube Slicing“). Diese Extrakte kann man mit der vollen Flexibilität der Stufen Viewer, Pivotizer, Analyzer oder auch Miner analysieren.

Der Berichtsserver erstellt solche DM2GO-Dateien automatisch. So könnte man beispielsweise für jeden Außendienstmitarbeiter, Produktmanager, Niederlassungsleiter oder Kostenstellenverantwortlichen einen eigenen Teilwürfel generieren lassen, mit einer dazu passenden Analysesitzung, in der sich der Empfänger mit allen analytischen Freiheiten bewegen kann. Besonders nützlich ist dabei die Fähigkeit des Berichtsservers, Elemente sukzessive in einer Schleife abzuarbeiten (Iteration). Damit lässt sich nicht nur die Sicht in den zu erzeugenden Analysedateien voreinstellen, sondern man kann auch die einzelnen Würfelausschnitte damit bilden.

automatisch erstellte DM2GO-Dateien

Jobs im Berichtsserver definieren

Um DM2GO-Dateien mit dem Berichtsserver zu erzeugen, wählen Sie dieses Berichtsformat in der Jobdefinition aus. Es kann mit den Verteilungsarten „file“, „mail“ und „ftp“ kombiniert werden. Im abgebildeten Beispiel haben wir als Adresse einen Pfad auf der lokalen Festplatte angegeben. Darin kommt die Berichtsserver-Variable „@IMN“ („Iterator Member Name“) vor. Sie wird bei der Jobausführung durch die Namen des sogenannten Iteratorelements ersetzt, sodass die Ausgabedateien unterschiedliche Namen bekommen (siehe DeltaMaster clicks! 11/2011). Ist für den markierten Job das Format DM2GO eingestellt, so erweitert der Berichtsserver die Benutzeroberfläche um drei zusätzliche Spalten: die Filtermenge im Fenster Jobs sowie den Filtermodus in den Fenstern Berichtsupdate und Berichtsgenerator. Mit diesen Feldern lässt sich steuern, wie DeltaMaster die Teilwürfel „zurechtschneidet“.

Definition dm2go als Berichtsformat

Maßgeschneiderte Würfel durch Filtermengen

Im Feld Filtermenge werden alle Filtermengen angeboten, die mit dem CubeWizard in der zugrunde liegenden Analysesitzung definiert worden sind, wie in den DeltaMaster clicks! 07/2013 beschrieben. Wenn Sie in der Jobdefinition eine Filtermenge auswählen, werden nur die darin spezifizierten Modellbestandteile in die DM2GO-Datei ausgegeben. Bleibt das Feld leer, so übernimmt der Berichtsserver den gesamten Würfel der Berichtsquelle (eine Anpassung ist dann immer noch per Filtermodus möglich, siehe unten).

leeres Feld, Standard oder Vertriebscontrolling im Feld Filtermenge

Mit den Filtermengen in DeltaMaster hat es Folgendes auf sich: Wenn Sie mit dem CubeWizard eine OLAP-Datenbank erzeugen (Menü Modell), können Sie festlegen, welche Bestandteile des Analysemodells in den zu erzeugenden Würfel übernommen werden sollen. Diese Konfiguration speichert DeltaMaster als sogenannte Filtermenge in der Analysesitzung. Mit dem Auswahlfeld im abgebildeten Dialog können Sie verschiedene Filtermengen abrufen und verwalten. Über das Kontextmenü des Auswahlfelds erstellen Sie eine neue Filtermenge, benennen die aktuelle um oder duplizieren sie. Änderungen an der Auswahl werden automatisch in der jeweils aktuellen Filtermenge gespeichert. Für die Verwendung im Berichtsserver genügt es, eine Filtermenge in dem Dialog zu definieren – die OLAP-Datenbank muss nicht tatsächlich erzeugt werden.

Filtermenge in der OLAP-Datenbank

Über die Filtermenge lässt sich der Umfang der zu erzeugenden Teilwürfel für einen Job beschränken: Die damit vorgenommenen Anpassungen gelten für alle DM2GO-Dateien, die der Job erzeugt. In der Abbildung wurden beispielsweise zwei Measuregruppen sowie die Gesellschaften entfernt und die Zeitdimension auf zwei Quartale begrenzt – aus zwei Gründen: Zum einen sollen sich die Empfänger nur in diesem eng abgesteckten Umfeld bewegen können, zum anderen sorgt eine enge Eingrenzung für kleinere Dateien und mit denen lässt es sich schneller arbeiten als mit größeren.

Noch maßgeschneidertere Teilwürfel durch den Filtermodus

Weitere Anpassungen der Würfel sind innerhalb des Jobs möglich, und zwar über das Berichtsupdate und den Berichtsgenerator. Das Anpassen von Würfeln funktioniert bei beiden Komponenten gleich, deshalb beschränken wir uns hier auf den Berichtsgenerator.

Im Berichtsgenerator legt man diejenigen Elemente fest, für die der Berichtsserver individuelle Ausgabedateien erzeugen soll. Diese sogenannten Iteratorelemente arbeitet der Berichtsserver in einer Schleife ab, eins nach dem anderen. Dabei wird die in der Berichtsquelle gespeicherte Sicht sukzessive auf jedes dieser Elemente geändert, mit dieser geänderten Sicht die Berichtsquelle neu berechnet und das Ergebnis als eigenständige Datei ausgegeben (zum Beispiel per E-Mail versandt oder als Datei auf dem Server gespeichert). Auf diese Weise entstehen aus einer einzigen Berichtsquelle viele individuell angepasste Berichtsmappen, Office- oder PDF-Dokumente und Ähnliches – eine große Effizienzsteigerung für das Standardberichtswesen.

Auch beim Erzeugen von DM2GO-Dateien arbeitet der Berichtsgenerator auf diese Weise – mit einer Besonderheit: Die Iteratorelemente können nicht nur zum Anpassen der Sichten in der Analysesitzung verwendet werden, sondern auch, um den Würfel anzupassen (zu filtern).

Ob und wie die Iteratorelemente auch als Filter für den Würfel angewendet werden sollen, richtet sich nach dem Filtermodus. Dieses Feld wird, wie erwähnt, nur dann im Berichtsgenerator (und im Berichtsupdate) angezeigt, wenn man einen Job mit dem Berichtsformat DM2GO bearbeitet. Fünf Filtermodi stehen zur Wahl.

Auswahl des Filtermodus im Berichtsgenerator

Zur Verdeutlichung ihrer Wirkung haben wir in den folgenden Abbildungen dieselbe Kundendimension aus unserer Referenzanwendung „Chair“ mit den verschiedenen Filtermodi verarbeiten lassen. In allen Fällen haben wir dasselbe Element zum Filtern verwendet: „Süd 2“. Zum Vergleich: Wie die Dimension in der Berichtsquelle aufgebaut ist, vor der Verarbeitung durch den Berichtsserver, zeigt der Dimensionsbrowser.

Dimensionsbrowser

FiltermodusBeschreibungAuswirkung im Beispiel
SliceIgnoreDas Iteratorelement wird nicht zum Filtern des Würfels verwendet. Es wirkt lediglich auf die Berichte in der Analysesitzung, die in der DM2GO-Datei enthalten ist, aber nicht auf die Cube-Datei. Daher ist die Dimensionsstruktur gegenüber der Ausgangslage unverändert.SliceIgnore
SliceFilterAlle Hierarchieebenen oberhalb und unterhalb des Iteratorelements bleiben erhalten. In der Ebene des Iteratorelements bleibt nur dieses eine Element erhalten.SliceFilter
SliceTopDie Ebenen oberhalb des Iteratorelements werden entfernt, einschließlich des „All“-Elements. Die Ebene des Iteratorelements sowie die darunterliegenden bleiben erhalten. In der Ebene des Iteratorelements bleibt nur dieses eine Element erhalten.SliceTop
SliceBottomDie Ebenen unterhalb des Iteratorelements werden entfernt. Die Ebene des Elements sowie die darüberliegenden, bis hinauf zum „All“-Element, bleiben erhalten. In der Ebene des Iteratorelements bleibt nur dieses eine Element erhalten.SliceBottom
SliceExclusiveAlle Ebenen außer der Ebene des Iteratorelements werden entfernt. In der Ebene des Iteratorelements bleibt nur dieses eine Element erhalten.SliceExclusive

Voraussetzungen und Lizenzierung

Das automatisierte Erzeugen von DM2GO-Dateien mit dem Berichtsserver setzt voraus, dass die Berichtsquelle auf Microsoft Analysis Services basiert; ob Server-Datenbank oder lokale Cube-Datei, ist unerheblich. Da die Würfel vom Berichtsserver neu aufgebaut werden, muss eine gültige Verbindung zur relationalen Datenquelle der Analysis-Services-Datenbank bzw. der lokalen Cube-Datei bestehen. Außerdem gelten die technischen Voraussetzungen aus den DeltaMaster clicks! 07/2013, insbesondere muss die Datenbankzugriffskomponente „Microsoft Analysis Services OLE DB Provider for SQL Server“ installiert sein, sowohl auf dem Rechner, auf dem der Berichtsserver die DM2GO-Dateien erzeugt, als auch auf allen Rechnern, auf denen Anwender diese Dateien mit DeltaMaster öffnen.

Zum Erzeugen von DM2GO-Dateien mit dem Berichtsserver ist eine spezielle Lizenz erforderlich („Berichtsserver-DM2GO“, Kürzel „DM-RPSC“). Zum Ausprobieren stellen wir Ihnen eine solche Lizenz gerne zur Verfügung. Zum Anlegen von Filtermengen wird eine Lizenz für den CubeWizard benötigt, nicht aber zum Ausführen von Berichtsserver-Jobs mit Filtermengen.

Sicherheitsüberlegungen

In lokalen Cube-Dateien und damit auch in DM2GO-Dateien sind die Berechtigungskonzepte und andere Sicherheitsmaßnahmen eines Datenbankservers außer Kraft gesetzt. Wer einer CUB- oder DM2GO-Datei habhaft wird, kann die darin enthaltenen Daten ohne weitere Hürden mit DeltaMaster einsehen. Deshalb sollte man im Umgang mit diesen Dateien die gleiche Sorgfalt walten lassen wie etwa mit PDF- oder Office-Dokumenten ohne Passwort.