DeltaMaster clicks 02/2014

Werte fallweise in Tausend oder Millionen formatieren

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Liebe Datenanalysten,

im Straßenatlas ist es selbstverständlich: Europa-, Deutschland- und Ballungsraumkarten, Stadtpläne und Innenstadtvergrößerungen sind im jeweils passenden Maßstab gezeichnet. Je nachdem, wohin die Reise geht und wo er gerade steht, wählt der Kraftfahrer den einen oder den anderen Teil und wechselt auch mal zwischen ihnen, wenn er mehr Überblick oder mehr Detail benötigt. Im Controlling ist die richtige Skalierung überraschend kniffelig. Und das gilt nicht nur für Grafiken und Diagramme, sondern schon für die reinen Zahlen: Was wollen wir in Milliarden, Millionen oder Tausend angeben, was auf Heller und Pfennig? Das hat viel mit den konkreten Kennzahlen und Berichten zu tun. Wie diese aber auch sein mögen: Die richtige Formatierung anzuwenden und konsequent durchzuhalten, dabei können Sie sich ganz auf DeltaMaster verlassen.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Controlling ist nicht Finanzbuchhaltung: Beträge auf Heller und Pfennig auszuweisen, ist selten erforderlich, oft hinderlich. Besser zu lesen sind Berichte, wenn der Umsatz und andere Beträge in Tausend oder in Millionen angegeben sind. Dadurch werden die Zahlen kürzer und das Auge kann sie leichter erfassen. Zudem spart man Platz in der Breite, den man für andere nützliche Dinge verwenden oder auch frei lassen kann.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Werte in diesem Sinne zu formatieren und eine Anzeige in Tausend oder Millionen einzurichten:

  • Zum einen lässt sich in den Analysewerteigenschaften für jede Kennzahl separat einstellen, wie sie formatiert werden soll.
  • Zum anderen kann mithilfe von berechneten Elementen eine Formatierung definiert werden, die für mehrere Analysewerte gilt.

Angabe der Zahlen in Euro

Angabe der Zahlen in Tausend Euro

Angabe der Zahlen in Millionen Euro

Formatieren von Analysewerten

Wie DeltaMaster Zahlenwerte formatiert, ist in den Analysewerteigenschaften festgelegt. Diese öffnen Sie zum Beispiel per Doppelklick auf einen Analysewert im Analysewert-Browser (Menü Modell) oder über den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü des Kennzahlennamens, direkt in einem Bericht oder Cockpit.

Eigenschaften von Umsatz in den Analysewerteigenschaften

Auf der Registerkarte Formatierung sind alle einschlägigen Optionen zu finden. Als Voreinstellung übernimmt DeltaMaster die Formatierung aus Analysis Services (siehe DeltaMaster deltas! 5.5.8, Punkt 4), die wiederum mit dem DeltaMaster Modeler gepflegt werden kann. Zur Formatierung in Tausend oder Millionen benötigt man das Eingabefeld Skalierung, unten im Dialog: Hier lässt sich ein Maßstab angeben, zum Beispiel „1:1000“ oder „1:1000000“ für die Anzeige in Tausend bzw. Millionen. Zusätzlich zur Skalierung wählt man die Darstellung ohne Nachkommastellen (Zahl mit 0 Dezimalstellen) oder mit höchstens einer Nachkommastelle, um tatsächlich einige Stellen zu eliminieren und nicht nur hinter das Komma zu verschieben. Bei Beträgen in Tausend braucht man meist keine Nachkommastelle, bei Millionen ist eine Nachkommastelle sinnvoll.

Eingabe Skalierung auf der Registerkarte Formatierung

Diese Skalierung betrifft nur die Anzeige – intern rechnet DeltaMaster stets mit allen Stellen. Auch prozentuale Abweichungen und Quotienten von skalierten Werten berechnet DeltaMaster korrekt. Beim Export nach Microsoft Excel gibt DeltaMaster die Zahlen ebenfalls unverändert aus, mit allen Stellen, und wendet anschließend die gleiche Formatierung wie in DeltaMaster an. Voraussetzung dafür ist, dass der Maßstab einer „glatten“ Zehnerpotenz entspricht, zum Beispiel 1:10, 1:100 oder 1:1000. Andere Faktoren werden nicht unterstützt.

Alternativ lässt sich eine Formatierung über eine sogenannte .NET-Formatierungszeichenfolge einstellen. Eine Formatierung in Tausend erzielt man mit der Zeichenfolge „#,#,“, in Millionen mit „#,#,,“. Beide Zeichenfolgen unterdrücken Nachkommastellen und fügen gegebenenfalls eine Tausendergruppierung ein. Im Unterschied zur Skalierung verändern sie jedoch die nach Excel exportierten Werte. Ausführliche Hinweise zur .NET-Formatierungszeichenfolge finden Sie in den DeltaMaster clicks! 02/2008.

Ein Analysewert je Größenordnung

Die Formatierung eines Analysewerts wirkt sich in der gesamten Analysesitzung aus, in jedem Cockpit, jeder Analyse, jedem Bericht. Das ist nicht immer gewollt: Je nach Berichtskontext möchte man eine Kennzahl mal in Millionen, mal in Tausend, mal bis auf die letzte Stelle sehen. Beispielsweise wird man den Jahresumsatz in verschiedenen Ländern in Millionen angeben, den Monatsumsatz mit einzelnen Kunden in Tausend und die Tagesumsätze mit einem bestimmten Artikel ganz ohne Skalierung.

Eine gängige Praxis ist es, für solche Fälle „Kopien“ eines Analysewerts anzulegen und diesen jeweils andere Formatierungen mitzugeben, zum Beispiel „Umsatz (Tsd.)“ und „Umsatz (Mio.)“.
Zum Kopieren von Analysewerten gehen Sie wie folgt vor:

Absatz, Umsatz, Umsatz (Tsd.), Umsatz (Mio.) und Umsatz (Mrd.) im Analyswert-Browser

  • Wurde der zu kopierende Analysewert in DeltaMaster angelegt, etwa ein Filterwert oder ein benutzerdefinierter Analysewert, so lässt er sich im Analysewert-Browser (Menü Modell) über einen entsprechenden Eintrag im Kontextmenü kopieren. Die Formatierung der Kopie stellen Sie in den Eigenschaften ein, wie oben beschrieben. Dort können Sie auch den Namen ändern, also etwa „Umsatz (Tsd.)“ statt „Umsatz (Kopie)“.

Markierte Analysewerte kopieren

  • Stammt der Analysewert direkt aus der Datenbank (Typ „Simple“), so ist das Kopieren über das Kontextmenü nicht möglich. Stattdessen legen Sie im Analysewert-Browser einen neuen Analysewert an (Menü Ich möchte oderKontextmenü), und zwar als benutzerdefinierten Analysewert. In dessen Definition (siehe folgende Abbildung) wählen Sie die zu kopierende Kennzahl als Basisanalysewert aus. Diesen fügen Sie dann mit dem Platzhalter „#1“ in den MDX-Ausdruck ein und geben dem Konstrukt einen Namen.

In der Abbildung wurde als Basisanalysewert der Umsatz ausgewählt und mit „#1“ in den MDX-Ausdruck eingesetzt. Mehr hat dieser Ausdruck nicht zu berechnen: Er gibt einfach den Basisanalysewert zurück, unverändert. Diese Kopie des Basisanalysewerts lässt sich individuell formatieren, wie oben beschrieben. Dazu bearbeiten Sie vom Analysewert-Browser aus die Eigenschaften des neu angelegten Analysewerts und geben die gewünschte Skalierung ein. (Diese Einstellung ist über den Link zur Formatierung nicht zu erreichen.) Falls Sie weitere Kopien des Basisanalysewerts benötigen, erstellen Sie diese am besten mit der Kopierfunktion im Kontextmenü der ersten Kopie, wie oben gezeigt.

Basisanalysewert anlegen auf der Registerkarte Definition

Beim Anlegen eines benutzerdefinierten Analysewerts gibt es im Prinzip noch eine dritte Möglichkeit zur Skalierung (neben der Skalierung „1:x“ sowie der Formatierungszeichenfolge in den Analysewerteigenschaften): Die Division durch Tausend oder einen anderen Divisor kann mit in den MDX-Ausdruck aufgenommen werden, zum Beispiel „#1/1000“. Damit wirkt sich die Skalierung allerdings nicht mehr nur auf die Anzeige aus, sondern auch auf alle weiteren Berechnungen, in denen der Analysewert vorkommt, etwa bei Durchschnittspreisen oder Flächenumsätzen. Es geht also nicht mehr nur um die Darstellung, sondern um die Rechenlogik. Deshalb sollten Sie von dieser Möglichkeit nur dann Gebrauch machen, wenn Sie tatsächlich eine grundlegende Umrechnung vorhaben, zum Beispiel, um Edelmetalle im Umlaufvermögen von Feinunzen in Gramm umzurechnen.

Mit den unterschiedlich skalierten Analysewerten gestalten Sie Ihre Berichte so, wie es die Daten verlangen.

Angabe Umsatz in Euro, Tausend und Millionen

Analysewerte mit sichtabhängiger Skalierung

In manchen Fällen kann man den Maßstab vom Berichtskontext abhängig machen, also von der Sicht. Beispielsweise wird eine weltweit tätige Unternehmensgruppe auf Konzernebene in Milliarden rechnen, auf Ebene der Landesgesellschaften in Millionen und in den Vertriebsregionen in Tausend. Um solche Abhängigkeiten zu beschreiben und automatisch die passende Formatierung einzustellen, kann in den Analysewerteigenschaften ein MDX-Ausdruck zur Skalierung erfasst werden (siehe DeltaMaster clicks! 02/2008).

Erfassung MDX-Ausdruck zur Skalierung

Formatieren mit berechneten Elementen

Das Kopieren von Analysewerten ist eine robuste Lösung, wenn es nur wenige Analysewerte unterschiedlich zu skalieren gilt. Sind mehrere Kennzahlen wechselnd zu skalieren, ist es praktischer, mit berechneten Elementen zu arbeiten. Diese lassen sich gleichzeitig auf mehrere Analysewerte oder auch auf alle Werte in einem Bericht anwenden. Das Prinzip kennen Sie von Hilfsdimensionen wie der Periodenansicht („Time Utility“) oder den Wertarten, in denen ebenfalls Berechnungen definiert werden, die für alle Analysewerte gelten.

Voraussetzung für das Formatieren mit berechneten Elementen ist, dass eine Hilfsdimension zur Verfügung steht, in der die berechneten Elemente angelegt werden können. Dazu sollte man in der OLAP-Datenbank eine eigene Dimension vorsehen, zum Beispiel „Skalierung“ oder „Einheit“, wie in unserem Referenzmodell. Fehlt eine eigene Dimension, so können Sie die berechneten Elemente auch in einer anderen (Hilfs-)Dimension definieren; jedoch lassen sie sich dann nicht mit den übrigen Elementen aus dieser Dimension kombinieren. Beispielsweise könnte ein Skalierungselement nicht auf eine Vorjahresabweichung angewendet werden, wenn beide in der Periodenansicht liegen.

Eigene Dimension Einheit in der OLAP-Datenbank

Es genügt, wenn in der Datenbank ein einziges Element angelegt ist, das die Werte nicht skaliert. In unserem Beispiel heißt dieses Element „1:1“. Es ist ein Standardelement wie „Ist“ bei den Wertarten oder „aktuell“ in der Periodenansicht; daher sollte es in der Sichtbeschreibung ausgeblendet werden, wie in der Checkliste für DeltaMaster-Anwendungen empfohlen (siehe DeltaMaster clicks! 09/2013, Punkt 2). Auch die Hierarchieebene „Einheit“ ist in der Sichtbeschreibung entbehrlich und sollte ausgeblendet werden.

Einheit auf der Registerkarte Elemente im Dimensionsbrowser

In der vorherigen Abbildung sind neben dem Referenzelement „1:1“ die berechneten Elemente „in Tsd.“ und „in Mio.“ zu erkennen, in denen die Skalierung implementiert ist. Sie werden mit dem Dimensionsbrowser angelegt: Über das Menü Ich möchte oder das Kontextmenü können Sie ein berechnetes Element hinzufügen.

Wiederum gibt es zwei Möglichkeiten, die Skalierung einzurichten: entweder durch Dividieren im MDX-Ausdruck (ähnlich wie bei den benutzerdefinierten Analysewerten beschrieben) sowie durch eine Formatierung mit .NET-Formatierungszeichenfolgen. Eine Skalierung „1:x“ ist für berechnete Elemente nicht verfügbar.

  • Im MDX-Ausdruck (siehe folgende Abbildung) wird das Referenzelement, in unserem Beispiel „1:1“, durch den gewünschten Skalierungsfaktor dividiert. In der Abfragesprache MDX heißt dieses Element unseres Modells „[Einheit].[Einheit].[Einheit].&[1]“. Um diese Bezeichnung einzugeben, greifen Sie am besten auf den Browser links unten im Dialog zurück: Ein Doppelklick auf den Namen des Elements übernimmt dessen MDX-Namen in das Textfeld. Hinter dem Referenzelement steht der Schrägstrich als Divisions-Operator und dahinter der Divisor 1000, mit dem die Skalierung berechnet wird.

Wichtig ist die Solve Order: Sie sollte einen niedrigen Wert haben, zum Beispiel 100 oder weniger, damit die Skalierung möglichst früh berechnet wird. Andernfalls kann es bei Abweichungen zu falschen Ergebnissen kommen. Falls also in einem Bericht mit Skalierungs- und Abweichungselementen zu kleine Werte angezeigt werden, überprüfen Sie als erstes die Solve Order.

Über die Formatierung lässt sich zusätzlich die Anzahl der Nachkommastellen anpassen, wie bei Analysewerten. In der Voreinstellung bringen berechnete Elemente jedoch keine eigene Formatierung mit, sodass die Zahlenformatierung von den Analysewerten abgeleitet wird (und evtl. von weiteren Elementen, die auf eine Tabellenzelle wirken).

  • Anstelle einer Division kann die Formatierung über eine .NET-Formatierungszeichenfolge erreicht werden, zum Beispiel „#,#,“ oder „#,#,,“, wie oben bereits für die Formatierung von Analysewerten beschrieben. In diesem Fall geben Sie in der Definition des berechneten Elements nur das Referenzelement an und stellen die gewünschte Formatierung ein.

Editor für berechnete Elemente

Im Ergebnis stehen Ihnen mehrere berechnete Elemente zur Verfügung, die sich mit Analysewerten und anderen Elementen kombinieren lassen.

Umsatz, Vertriebskosten, Fertigungskosten, DB in verschiedenen Einheiten

Skalierung pro Bericht

In der vorigen Abbildung ist der Vorteil der Formatierung mit berechneten Elementen zu erkennen: Sie lässt sich für mehrere Analysewerte nutzen, sodass für diese keine individuellen Formatvarianten erstellt werden müssen. Auch ein ganzer Bericht kann auf diese Weise auf einmal formatiert werden. Und da der Maßstab im Fenster Sicht einzustellen ist, können auch Anwender im Modus Viewer zwischen Genauigkeit und Lesbarkeit abwägen und die jeweils am besten geeignete Darstellung wählen.

Ansicht im Modus Viewer

Skalierung pro Zeile oder Spalte

Dass die Auswahl eines Maßstabs auf den ganzen Bericht wirkt, kann eine große Erleichterung sein – hat aber auch Tücken: nämlich dann, wenn im Bericht Kennzahlen vorkommen, die unterschiedliche Sachverhalte beschreiben und deren Werte deshalb von Haus aus in unterschiedlichen Größenordnungen liegen. Beispielsweise wird der Möbelproduzent aus unserem Referenzmodell „Chair“ den Umsatz in Millionen Euro messen, aber den Absatz nicht in Millionen Stück, sondern in Tausend, und die Anzahl der Kundenbesuche erst recht nicht in Millionen Besuche, sondern einzeln. Es gilt also, in ein und demselben Bericht mehrere Maßstäbe anzuwenden.

In solchen Situationen bewährt sich der Spalteneditor bzw. der Zeileneditor. Er erlaubt es, jedem Analysewert oder Element den passenden Maßstab zuzuordnen. Dazu nehmen wir die Skalierungsdimension (im Beispiel: „Einheit“) zusätzlich in die Achse auf und verschachteln sie somit mit der Analysewertdimension (oder einer anderen Dimension, von deren Elementen der Maßstab abhängt).

Analysewerte, Einheit, Wertart, Kumulation

Bei verschachtelten Dimensionen steht in der Achsendefinition der Spalten- bzw. Zeileneditor zur Verfügung. Mit diesem können individuelle Merkmalskombinationen erstellt werden, an denen aus jeder beteiligten Dimension ein oder mehrere Elemente mitwirken. Diese Funktionalität nutzen wir, um den Kennzahlen die jeweils passende Skalierung zuzuordnen. Eine Einführung in den Spalten-/Zeileneditor finden Sie in den DeltaMaster clicks! 01/2009.

Seit DeltaMaster 5.5.5 können im Spalten-/Zeileneditor berichtsspezifische Bezeichnungen für Elemente und Analysewerte eingetragen werden. Mit dieser Funktion umgehen wir die etwas unschöne Beschriftung „1:1“, indem wir eine „leere“ Bezeichnung eingeben. Weitere neue Funktionen des Editors finden Sie in den DeltaMaster deltas! – am besten, indem Sie in der DeltaMaster-Hilfe (Taste F1 oder Menü Hilfe) das Stichwort „Spalten-/Zeileneditor“ suchen.

Spalten- bzw. Zeileneditor in der Achsendefinition

Nach Ausblenden von „1:1“ sowie der Hierarchienamen für Zeilen und Spalten in den Tabelleneigenschaften ist eine feine Kennzahlenzusammenstellung mit individueller Skalierung entstanden, die sich leicht erweitern und wiederverwenden lässt.

Tabelle mit Umsatz in Millionen, Absatz in Tausend und Kundenbesuchen

Zusammenfassung

In diesen clicks! haben wir gezeigt, wie man Werte in Tausend oder Millionen formatiert, um die Lesbarkeit von Berichten zu verbessern.

  • Wenn nur wenige Werte betroffen sind, arbeiten Sie mit Analysewerten in unterschiedlichen Formatierungen. Diese können auf dreierlei Weise definiert werden: durch eine Skalierung „1:x“, durch eine .NET-Formatierungszeichenfolge sowie (bei benutzerdefinierten Analysewerten) durch MDX-Division. Im Allgemeinen ist die Skalierung „1:x“ zu bevorzugen.
  • Wenn mehrere Werte betroffen sind oder Berichtsempfänger im Modus Viewer die Skalierung variieren sollen, arbeiten Sie mit berechneten Elementen in einer eigenen Skalierungsdimension. Diese können auf zweierlei Weise skaliert werden: durch eine .NET-Formatierungszeichenfolge sowie durch MDX-Division. Im Allgemeinen ist die MDX-Division zu bevorzugen. Achten Sie auf eine niedrige „Solve Order“.

In der Achsendefinition von Pivottabellen wählt man aus, welche Analysewerte angezeigt werden sollen – und damit auch, welche formatierten Analysewerte. Mit berechneten Elementen stellt man entweder die Formatierung für den gesamten Bericht um oder man kombiniert sie im Spalten-/Zeileneditor, um bestimmten Analysewerten oder Elementen die jeweils passende Formatierung zuzuordnen.