DeltaMaster clicks 11/2014

Optionen für den Export – Office, PDF und andere Formate

PDF Download

Liebe Datenanalysten,

Berichte erstellt man nicht nur zum Eigenstudium, sondern um sie hinauszutragen und an alle weiterzugeben, die es angeht. Dafür sind immer wieder auch andere Formate als die DeltaMaster-eigenen gefragt: Schriftliche Ausarbeitungen verfasst man mit Word, für Vorträge und Präsentationen hat sich PowerPoint etabliert (trotz aller Kritik und Schwächen), Hilfsrechnungen delegiert man an Excel, für spontane Beobachtungen genügt ein Abbild des Berichts in einer E-Mail usw. Alle diese Exporte und ein paar mehr erledigt DeltaMaster ohne viel Federlesens und ohne den Anwender mit technischen Fragen zu konfrontieren. Wo es Verfahrensalternativen gibt, sind diese in wenigen Optionen zusammengefasst, die als globale Voreinstellung wirken und für einzelne Berichte angepasst werden können. Gut möglich, dass Sie sich mit diesen Optionen noch nie auseinandergesetzt haben – weil es nicht nötig war. Daran soll sich mit diesen clicks! nichts ändern. Aber falls Sie doch einmal unter die Haube und nach ein paar Stellschrauben schauen: Hier sind sie beschrieben.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Mit den Exportfunktionen von DeltaMaster können Berichte auf Knopfdruck zum Beispiel an Microsoft Word, Excel oder PowerPoint übergeben werden. So erhalten Sie sauber gestaltete (Druck-)Dokumente ohne weitere Aufbereitungsarbeiten, denn Aufbau und Aussehen der Berichte sind schon in DeltaMaster angelegt. Der eigentliche Export kommt daher mit wenigen zusätzlichen Einstellmöglichkeiten aus. Diese sind überwiegend der Notwendigkeit geschuldet, Tabellen zerlegen zu müssen, um sie auf Seiten, Arbeitsblätter, Folien zu verteilen. Denn darin liegt ein großer Unterschied: DeltaMaster zeigt Daten kontinuierlich auf dem Bildschirm an, sodass man sich interaktiv durch sie hindurchbewegen kann, frei und flüssig; in allen anderen Formaten hingegen müssen Daten aufgeteilt und in die jeweiligen Darstellungseinheiten eingepasst werden. Die Parameter, mit denen sich dieser Vorgang anpassen lässt, stellen wir im Folgenden vor.

Speichern in die Zwischenablage, nach Word, nach Excel, nach PowerPoint, als PDF oder als HTML-Mail

Globale Standardeinstellungen

Die Standardeinstellungen sind allesamt in den Optionen (Menü Extras) auf der Registerkarte Export zu bearbeiten (übrigens auch ohne dass eine Analysesitzung oder Anwendung geöffnet ist). Darüber hinaus sind für jeden Bericht individuelle Einstellungen möglich.

Die Registerkarte Export ist in neun weitere Registerkarten unterteilt, für jedes Exportziel eine: für die verbreiteten Formate von Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), für PDF, für den Versand von Berichten per E-Mail (HTML-Mail), für mobile Berichtsmappen auf dem iPad/iPhone, fürs Drucken sowie für die Zwischenablage. Eine weitere Registerkarte betrifft Feineinstellungen für Sparklines.

Optionen im Menü Extras auf der Registerkarte Export

Die Einstellungen in den Optionen gelten als Standard für alle Analysesitzungen bzw. Anwendungen, die ein Benutzer auf einem Rechner verwendet. Sie werden pro Benutzer in der Windows-Registrierung gespeichert („HKEY_CURRENT_USER“). Die berichtsspezifischen Optionen werden in der Analysesitzung bzw. Anwendung gespeichert; mehr dazu weiter unten.

Optionen für den Export nach Microsoft Word

Für viele Anwender ist Word das wichtigste Format, um DeltaMaster-Berichte weiterzugeben, sei es als gedruckter Berichtsband mit zusätzlichen Erläuterungen oder einfach als elektronisches Dokument. Die Optionen für den Word-Export sind in fünf Abschnitte aufgeteilt und finden sich zum Teil bei den anderen Formaten in ähnlicher Form wieder; deshalb erläutern wir sie etwas ausführlicher.

Exportverfahren

Ganz oben ist das gewünschte Verfahren auszuwählen: Automatisieren von Word oder Generieren von DOC-/DOCX-Dateien. Diese Unterscheidung gibt es auch bei Excel und PowerPoint.

Auswahlmöglichkeiten auf der Registerkarte Word: Word automatisieren, .doc-Datei generieren oder .docx-Datei generieren

  • Automatisieren bedeutet: DeltaMaster sendet Befehle an Word, um dort das Dokument aufzubauen – Word wird quasi „ferngesteuert“.
  • Generieren bedeutet: DeltaMaster erstellt Dateien im Word-Format, ohne auf Word zurückzugreifen. Die Dateien können wahlweise im Format von Office 2000/XP/2003 (DOC) oder von Office 2007/2010/2013 (DOCX) generiert werden. Beim Automatisieren spielt die Formatversion keine Rolle, da das Speichern des Dokuments dem Anwender überlassen bleibt. Beim Generieren können Sie auswählen, dass DeltaMasternach einem Dateinamen fragen soll; andernfalls speichert DeltaMaster die DOC- bzw. DOCX-Dateien unter einem automatisch vergebenen Namen in das Verzeichnis für Exportdokumente, wie in den Optionen auf der Registerkarte Ordner eingestellt.

Auswahl Nach Dateinamen fragen oder Inhaltsverzeichnis statisch anlegen bei Selektion des Verfahrens .docx-Datei generieren

Als weitere Option beim Generieren können Sie festlegen, dass DeltaMaster ein Inhaltsverzeichnis statisch anlegen soll. Diese Option hat mit den Eigenheiten des Word-Formats zu tun: Das Inhaltsverzeichnis wird in Form einer sogenannten Feldfunktion ins Dokument eingefügt. Diese hat die Aufgabe, das Inhaltsverzeichnis dynamisch aus dem Dokument abzuleiten, zum Beispiel beim Öffnen der Datei oder auf explizite Anweisung hin. Wenn DeltaMaster die Datei ohne Zutun von Word generiert, wird die Feldfunktion zwar korrekt ins Dokument eingesetzt, sie kann aber noch nicht berechnet werden. Dieser eine Arbeitsschritt verbleibt also beim Anwender, wenn er das generierte Dokument (zum ersten Mal) öffnet. Alternativ kann DeltaMaster eine statische Inhaltsübersicht einfügen. Diese ist von Anfang an vollständig im Dokument enthalten, allerdings fehlen dabei die Seitenzahlen, die Word ebenfalls dynamisch verwaltet.

Wann wählt man welches Verfahren?

  • Für das Automatisieren spricht, dass programmspezifische und interaktive Funktionen genutzt werden können, zum Beispiel das automatische Aktualisieren von Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis.
  • Für das Generieren von Dateien spricht, dass es wesentlich schneller ist als das Automatisieren. Außerdem funktioniert das Generieren auch auf Rechnern, auf denen Microsoft Office nicht installiert ist.

Alle Verfahren erledigen ihre Arbeit mithilfe einer Dokumentvorlage: „DeltaMaster.dot“ beim Generieren von DOC-Dateien, „DeltaMaster.dotx“ oder „DeltaMaster.dotm“ oder „DeltaMaster.dot“ beim Generieren von DOCX-Dateien und beim Automatisieren. Die Dokumentvorlage wird in dem Verzeichnis gesucht, das in den Optionen auf der Registerkarte Ordner für Exportvorlagen eingestellt ist, zum Beispiel „C:\Programme\DeltaMaster 5.6.2\Templates“. Im Installationsumfang von DeltaMaster ist bereits eine Vorlage enthalten (auch für die anderen Formate), die Sie bei Bedarf anpassen können.

Berichtstypen, die als Bild exportiert werden

Im zweiten Abschnitt der Registerkarte wählen Sie, welche Tabellendarstellungen Sie als Bild exportieren möchten. Bei den nicht ausgewählten Berichtstypen werden die Tabellen in Word „nachgebaut“.

Auswahl Pivottabelle, Kreuztabellenanalyse, Interdependenzanalyse, Flexreport oder Rangfolge/PowerSearch bei Tabellen in folgenden Berichtstypen als Bild exportieren

Nicht aufgeführte Berichtstypen werden als Bild exportiert.

Export von Tabellen als Bild: Aufteilung, Begrenzung, Skalierung

Der dritte Abschnitt der Word-Optionen betrifft alle Berichtstypen, die gemäß dem vorherigen Abschnitt als Bild exportiert werden. Für diese legen Sie fest, ob und wie die Tabellen auf einzelne Bilder aufgeteilt werden sollen, ob die Ausgabe auf eine bestimmte Anzahl von Zeilen und/oder Spalten begrenzt werden soll und ob die Bilder beim Export auf eine bestimmte Größe skaliert werden sollen.

Auswahl Zeilen je Seite, Zeilen begrenzen, Spalten je Seite, Spalten begrenzen, prozentualer Skalierung und Zeilen- und Spaltengliederung in Pivottabelle berücksichtigen bei Tabellen als Bild

  • Durch Aufteilung lassen sich große Tabellen über mehrere Seiten des Word-Dokuments verteilen. Festzulegen ist, wie viele Zeilen und/oder Spalten in ein Bild (auf eine Seite) ausgegeben werden sollen. Bleiben diese Optionen deaktiviert, setzt DeltaMaster eine Tabelle in genau ein Bild um und verkleinert dieses gegebenenfalls so, dass es auf eine Seite passt, siehe unten.
  • Die Zeilen- und Spaltenbegrenzung ist eine Art „Selbstschutz“: Damit lässt sich verhindern, dass sehr umfangreiche Berichte in voller Länge oder Breite ausgegeben werden, zum Beispiel Material- oder Auftragslisten. Solche Auswertungen wird man ohnehin meist sortieren, sodass die wichtigsten Einträge am Anfang der Tabelle stehen.
  • Für die Größe der exportierten Bilder gilt: Ist die prozentuale Skalierung deaktiviert, wählt DeltaMaster den Maßstab so, dass die Tabelle vollständig auf eine Seite des Word-Dokuments passt, höchstens jedoch 100 Prozent. Große Tabellen werden also automatisch verkleinert, kleine nicht unnötig vergrößert. Wenn Sie die prozentuale Skalierung aktivieren, dimensioniert DeltaMaster alle Tabellen im gewählten Maßstab, auch wenn dadurch einige nicht mehr vollständig auf eine Seite passen sollten und „abgeschnitten“ werden. Die Vereinheitlichung der Skalierung und damit der Schriftgrößen in den Tabellen führt zu einem ruhigen, aufgeräumten Erscheinungsbild der Berichtsmappe im Ganzen.

Zugleich ist das Aktivieren der prozentualen Skalierung Voraussetzung dafür, dass die durch Abstände verdeutlichte Zeilen- und Spaltengliederung von Pivottabellen (eine Einstellung in den Tabelleneigenschaften) auch bei der Einteilung in Blöcke erhalten bleibt, sodass zusammengehörige, benachbarte Elemente auf derselben Seite ausgegeben werden. Als weitere Voraussetzung dafür muss das Exportverfahren Automatisieren ausgewählt sein und die Zeilen- und Spaltenanzahl dürfen nicht begrenzt sein.

Export von Tabellen als Word-Tabelle: Aufteilung, Begrenzung, Sparklines

Auch beim Export als Word-Tabelle (statt als Bild) kann der Bericht in Blöcke mit einer bestimmten Zeilen- und/oder Spaltenanzahl aufgeteilt werden, ebenso lässt sich die Anzahl auszugebender Zeilen und/oder Spalten beschränken. Eine Skalierungsoption ist hier nicht erforderlich, da sich die Abmessungen in Word bzw. der verwendeten Exportvorlage regulieren lassen.

Kommen in der Tabelle Sparklines vor, können diese auf drei verschiedene Weisen in die Tabellenzellen eingefügt werden: als Bitmap, als Metafile (siehe folgender Abschnitt) oder mithilfe von „SparkFonts“ (siehe weiter unten bei den Optionen für Excel). Metafiles und SparkFonts erlauben ein saubereres Druckbild als Bitmaps. Metafiles benötigen keine speziellen Schriftarten und sind daher meist die erste Wahl.

Sparklines exportieren als (nicht), SparkFonts, Bitmap oder Metafile
Exportformat für Grafiken und Bilder: Bitmap, Metafile

Grafiken und Bilder kann DeltaMaster auf zweierlei Weise exportieren: als Bitmap oder als Metafile. Die Einstellung gilt gleichermaßen für „grafische Berichte“ (wie bei der Zeitreihenanalyse, der Trompetenkurve oder der Portfolioanalyse) und für die als Bild exportierten Tabellen.

Grafiken und Bilder exportieren als Bitmap oder Metafile

  • Bitmaps bestehen aus Pixeln und eignen sich für alle Situationen, in denen eine bildschirmtypische Auflösung ausreicht, zum Beispiel für PowerPoint-Präsentationen, die Sie am Beamer vorführen möchten, oder auch für „Screenshots“ in einem internen Prozesshandbuch.
  • Metafiles basieren auf Vektoren. Sie lassen sich gut vergrößern und verkleinern und vor allem gut drucken. Am Bildschirm kann es vorkommen, dass Metafiles etwas grob oder ungleichmäßig wirken; für Ausdrucke sind sie, wie zuvor schon bei Sparklines festgestellt, die erste Wahl.

Vergleichen Sie selbst! Schauen Sie sich die folgenden Tabellen in diesem mit Word erstellten PDF genauer am Bildschirm an, zoomen Sie hinein und heraus, und drucken Sie die Seite einmal aus.

Bitmap:Tabelle als Bitmap
Metafile:Tabelle als Metafile

Optionen für den Export nach Microsoft Excel

Beim Export nach Excel behalten Zahlen ihre ursprüngliche Genauigkeit, einschließlich der Nachkommastellen. Zugleich wird die Zahlenformatierung von DeltaMaster nach Excel übertragen, sodass die Werte wie in DeltaMaster angezeigt werden (zum Beispiel mit Tausendertrennzeichen und ohne Nachkommastellen), aber ohne Rundungsverluste in Berechnungen verwendet werden können. Ein bildhafter Export nach Excel ist nicht vorgesehen.

Auswahlmöglichkeiten auf der Registerkarte Excel: Excel automatisieren, .xls-Datei generieren oder .xlsx-Datei generieren
Exportverfahren

Wie bei Word kann der Export durch Automatisieren („Fernsteuern“) von Excel oder durch Generieren von Dateien erfolgen, wahlweise im Format von Office 2000/XP/2003 (XLS) oder von Office 2007/ 2010/2013 (XLSX). Ebenfalls wie bei Word basiert der Export auf einer Vorlage – „DeltaMaster.xlt“ beim Generieren des älteren Dateiformats, „DeltaMaster.xltx“ oder „DeltaMaster.xltm“ oder „DeltaMaster.xlt“ beim Generieren des neueren Formats sowie beim Automatisieren.

Beim Automatisieren lassen sich die Analysen oder Berichte in die aktuell geöffnete Arbeitsmappe exportieren. Das ist besonders dann praktisch, wenn Sie die Daten nur vorübergehend in Excel benötigen, zum Beispiel für eine Neben- oder Kontrollrechnung, oder wenn Sie verschiedene Auswertungen in einer Arbeitsmappe zusammenstellen möchten. Ist die Option deaktiviert, legt DeltaMaster für jeden Exportvorgang eine neue Arbeitsmappe an.

Auswahl Einzelne Analysen oder Berichte in aktuell geöffnete Arbeitsmappe exportieren bei Selektion des Verfahrens .Excel automatisieren

Beim Generieren kann DeltaMaster nach einem Dateinamen fragen oder einen automatisch festgelegten Namen verwenden, analog zu Word.

Auswahl Nach Dateinamen fragen bei Selektion des Verfahrens .Excel automatisieren
Weitere Optionen
  • Für die Druckausgabe mit Excel ist die Option gedacht, fixierte Zeilen bzw.Spalten als sogenannte Wiederholungszeilen oben bzw. Wiederholungsspalten links zu verwenden. Damit sind Zeilen und Spalten gemeint, die von Excel oben bzw. links auf jeder Druckseite ausgegeben werden, damit alle Seiten des Ausdrucks beschriftet sind. Die Wiederholungszeilen und ‑spalten gehören in Excel zur Seiteneinrichtung und werden auch als Drucktitel bezeichnet. Mithilfe der zwei Optionen können Sie die in DeltaMaster fixierten Zeilen und Spalten automatisch als Wiederholungszeilen und ‑spalten für Excel definieren. Als fixierte Zeilen und Spalten bezeichnen wir diejenigen, die beim Scrollen eines Berichts nicht mitscrollen – also die Zeilen- und Spaltenbeschriftungen sowie im Flexreport die Bereiche, die als fixiert festgelegt wurden.

Optionen Fixierte Zeilen als Wiederholungszeilen oben verwenden, Fixierte Spalten als Wiederholungsspalten links verwenden, Flexreports formatieren, Pivottabelle: Fixierte Zellen mit gleichem Inhalt verbinden und Pivottabelle: Balken, Sälen, Wasserfall, Sparklines (als SparkFonts) exportieren

  • Apropos Flexreport: Diesen können Sie mit oder ohne Formatierungen (wie Hintergrundfarben, Rahmen, Schriftarten und ‑auszeichnungen) exportieren.
  • Kommt in einer Pivottabelle dieselbe Beschriftung in mehreren Zellen nebeneinander oder untereinander vor, kann DeltaMaster diese Zellen in Excel zu einer Zelle verbinden, sodass die Beschriftung nur einmal (und dann zentriert) dargestellt wird. In DeltaMaster gibt es eine entsprechende Einstellung in den Tabelleneigenschaften von Pivottabellen, mit der Sie schnell zwischen verbundener und unverbundener Darstellung umschalten können.
  • Schließlich können Sie festlegen, dass DeltaMaster grafische Elemente (Balken, Säulen, Wasserfallelemente, Sparklines) aus Pivottabellen mitexportiert und in die Zellen der Excel-Tabelle einfügt. Dabei kommt eine patentierte Technik zum Einsatz, um die grafischen Elemente zuverlässig in Tabellenzellen unterzubringen: die „SparkFonts“. Das sind spezielle TrueType-Schriftarten, die Tausende von Liniensegmenten, Balken, Säulen usw. umfassen.

SparkFonts, in die Zellen der Excel-Tabelle eingefügt

Zusammengefügt ergeben diese den optischen Eindruck von kleinen Linien- oder Säulendiagrammen, technisch handelt es sich aber lediglich um ein paar Zeichen. Dadurch können die Sparklines auch in älteren Excel-Versionen angezeigt und gestochen scharf gedruckt werden. Das ist mit keiner anderen Technik möglich – hat man bei Word die Wahl zwischen Bitmaps, Metafiles und SparkFonts, so sind bei Excel SparkFonts der einzig gangbare Weg.

Optionen für den Export nach Microsoft PowerPoint

Bis heute fehlt es PowerPoint an stabilen Tabellen-Objekten, sodass der Export stets als Bild ausgeführt wird. Ansonsten ähneln die Optionen für PowerPoint denen für Word.

Exportverfahren

Wie bei Word und Excel kann der Export durch Automatisieren („Fernsteuern“) von PowerPoint oder durch Generieren der Dateien erfolgen, wiederum im Format von Office 2000/XP/2003 (PPT) oder von Office 2007/2010/2013 (PPTX). Auch der PowerPoint-Export basiert auf Vorlagen: „DeltaMaster.pot“ für das Generieren im älteren Dateiformat, „DeltaMaster.potx“ oder „DeltaMaster.potm“ für das Generieren im neueren, „DeltaMaster.potx“ oder „DeltaMaster.potm“ oder „DeltaMaster.pot“ beim Automatisieren. Und wiederum kann DeltaMaster den Dateinamen beim Generieren automatisch vergeben oder vom Anwender erfragen.

Auswahlmöglichkeiten auf der Registerkarte PowerPoint: PowerPoint automatisieren, .ppt-Datei generieren oder .pptx-Datei generieren
Export von Tabellen als Bild: Aufteilung, Begrenzung, Skalierung

Die Optionen zur Aufteilung und Begrenzung des Exportumfangs sowie zur Skalierung der Ausgabe entsprechen ebenfalls denen von Word. Zusätzlich können Sie festlegen, auf wie viele Folien der Bericht verteilt werden soll – die Aufteilung richtet sich dann nicht nach dem „Input“ (der Menge auszugebender Zeilen und Spalten), sondern nach dem „Output“, der Anzahl zu erzeugender Folien. DeltaMaster zerlegt und verkleinert die Tabellen dann so, dass die vorgegebene Länge erreicht wird. Vergrößert werden die Tabellen jedoch nicht – die Option ist nicht dazu gedacht, eine PowerPoint-Präsentation zu „strecken“.

x Folien hoch bei Aufteilung nach Folienzahl
Exportformat für Grafiken und Bilder: Bitmap, Metafile

Ebenfalls wie bei Word wählen Sie aus, ob DeltaMaster Grafiken und Bilder als Bitmap exportiert oder als Metafile.

Exportieren von Berichtskommentaren

Ein raffiniertes Detail ist die Option, wohin Berichtskommentare exportiert werden sollen: Diese lassen sich in den Kommentarbereich der Vorlage, als Foliennotizen oder auf eine zusätzliche Folie ausgeben.

Berichtskommentar exportieren in Kommentarbereich der Vorlage, als Foliennotizen oder auf zusätzliche Folie

  • Der Kommentarbereich ist ein Textfeld der verwendeten Entwurfsvorlage, der Kommentar wird also sichtbar auf derselben Folie wie der Bericht dargestellt.
  • In den Foliennotizen sind die Kommentare bekanntlich nur für den Präsentator zu sehen. Dank dieser Option können Sie Ihre Gedanken zu einem Bericht unmittelbar in DeltaMaster als Berichtskommentar festhalten und beim Export nach PowerPoint als Notiz übernehmen.
  • Als zusätzliche Folie wird der Berichtskommentar hinter dem Bericht, auf den er sich bezieht, eingefügt.

Optionen für den Export als PDF-Dokument

Ähnlich wie Word-Dateien sind PDF-Dateien im Berichtswesen sehr beliebt, vermutlich, weil sie sich nicht ohne Weiteres verändern lassen und weil sie beim Empfänger in aller Regel genauso angezeigt werden wie beim Verfasser.

Auswahlmöglichkeiten auf der Registerkarte PDF: via Office drucken, .pdf-Datei im Office-Format generieren oder .pdf-Datei direkt generieren
Exportverfahren

PDF-Dokumente lassen sich auf dreierlei Weise produzieren:

  • via Office drucken: Zunächst baut DeltaMaster Exportdokumente durch Automatisieren („Fernsteuern“) von Word, Excel oder PowerPoint auf. Anschließend sendet DeltaMaster einen Druckbefehl an das jeweilige Programm und startet damit die Druckausgabe an einen PDF-Druckertreiber. Die betreffenden Office-Programme und ein PDF-Druckertreiber müssen installiert sein.
  • PDF-Datei im Office-Format generieren: Zunächst baut DeltaMaster Exportdokumente durch Generieren von Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien auf, wie oben beschrieben. Anschließend „konvertiert“ DeltaMaster diese mithilfe einer speziellen Komponente in eine PDF-Datei. Alle dafür benötigten Komponenten sind in der DeltaMaster-Installation enthalten, weder Microsoft Office noch ein PDF-Druckertreiber werden benötigt.
  • PDF-Datei direkt generieren: Diese Variante ist ein eigenständiges Exportformat. Dabei werden Berichte in einem eigenen Layout erzeugt, basierend auf der Exportvorlage „DeltaMaster.pdf“. Auch in diesem Fall müssen weder Microsoft Office noch ein PDF-Druckertreiber installiert sein. Die Formatierungsmöglichkeiten sind gegenüber den anderen beiden Verfahren eingeschränkt, jedoch ist der Export schneller, weil keine Zwischendokumente erzeugt werden müssen.

Für die ersten beiden Fälle gilt: Ob der PDF-Export im Format von Word, Excel oder PowerPoint ausgeführt werden soll, erfragt DeltaMaster jedes Mal, wenn Sie den Export starten. Im ersten Fall ist zusätzlich der (virtuelle) Drucker auszuwählen, der die PDF-Datei am Ende erzeugt.

Wann wählt man welches Verfahren? Via Office zu drucken, kommt vor allem für Endanwender infrage, die interaktiv mit DeltaMaster arbeiten und Ergebnisse ab und zu als PDF-Datei speichern. PDF-Dateien im Office-Format zu generieren, empfiehlt sich, wenn Microsoft Office nicht zur Verfügung steht oder wenn man häufig umfangreiche Berichtsmappen exportiert (und es deshalb besonders auf die Geschwindigkeit ankommt). Das direkte Generieren von PDF-Dateien ist die schnellste Variante, allerdings gibt es nur wenige Formatierungsmöglichkeiten und das Bearbeiten der Vorlage ist aufwändig und nur mit speziellen PDF-Werkzeugen möglich (Acrobat Pro oder Ähnliches). Aus diesen Gründen wird man sich für dieses Exportverfahren nur in Spezialfällen entscheiden.

Export von Tabellen: Aufteilung, Begrenzung

Beim direkten Generieren von PDF-Dateien können Tabellen aufgeteilt und die Anzahl exportierter Zeilen und Spalten begrenzt werden, wie für Word und PowerPoint. Für die anderen beiden Exportverfahren gelten die Optionen, die für das betreffende Office-Format eingestellt sind.

Optionen für den Versand von HTML-Mails

Zum Versand per E-Mail werden die Berichte im Allgemeinen als Bitmap in eine HTML-formatierte Nachricht eingefügt. Dadurch ist sichergestellt, dass sie beim Empfänger immer gleich angezeigt werden und dass die E-Mails einfach zu beantworten oder weiterzuleiten sind. Darauf ist heutzutage besonders zu achten, denn E-Mails werden oft nicht mehr (oder nicht nur) mit leistungsfähigen Desktop-Programmen wie Microsoft Outlook gelesen, sondern auch etwa mit kleinen Apps auf dem Smartphone oder über Webmail-Oberflächen. Solche Systeme sind funktional oft erheblich eingeschränkt, auch was ihre Darstellungsmöglichkeiten angeht. Mit einer Bitmap ist man daher auf der sicheren Seite. Bei Berichten aus dem SQL-Durchgriff ist es möglich, anstelle von Bitmaps eine reine HTML-Darstellung zu generieren, siehe DeltaMaster deltas! 5.6.1, Punkt 1.

Exportverfahren

E-Mails können mithilfe von Microsoft Outlook oder mit einer DeltaMaster-eigenen Komponente versendet werden.

Auswahlmöglichkeiten auf der Registerkarte HTML-Mail: Outlook zum Versenden von HTML-Mails verwenden oder DeltaMaster und folgenden SMTP-Server zum Versenden von HTML-Mails verwenden

Wird Outlook zum Versenden von HTML-Mails verwendet, so erzeugt DeltaMaster eine E-Mail durch Automatisieren von Outlook, ähnlich wie beim Export in die anderen Office-Anwendungen, und fügt die DeltaMaster-Berichte in die Outlook-Nachricht ein. Anschließend können Sie die Nachricht wie gewohnt bearbeiten und versenden. Wer üblicherweise mit Microsoft Outlook arbeitet, sollte dieses Programm auch in Verbindung mit DeltaMaster verwenden.

Die DeltaMaster-eigene Komponente ist vor allem für Umgebungen gedacht, in denen Outlook nicht verfügbar ist, zum Beispiel, wenn man im Unternehmen mit IBM (Lotus) Notes arbeitet. Zum Erstellen einer Nachricht öffnet DeltaMaster einen einfachen Dialog, in dem die exportierten Berichte als Vorschau zu sehen sind. Die Empfänger und ein Betreff können eingetragen werden, der Text ist ansonsten nicht zu verändern.

Als HTML-Mail versenden

Zum Versenden übergibt DeltaMaster die E-Mail an einen Mail-Server (SMTP). Dessen Zugangsparameter sind in den Optionen zu hinterlegen. Das Passwort wird verschlüsselt in der Windows-Registrierung gespeichert. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, die Verbindung zum Mail-Server mit SSL zu verschlüsseln. Für Netzwerk-Profis mag interessant sein: Die Verschlüsselung erfolgt mithilfe von „STARTTLS“ (RFC 3207).

DeltaMaster und folgenden SMTP-Server zum Versenden von HTML-Mails verwenden mit Angabe Server, Absender, Benutzername und Passwort

Auf Wunsch kann die mit HTML formatierte E-Mail zusammen mit einer reinen Textversion („Plain Text“) verschickt werden. Das hat den Vorteil, dass man die Nachrichten auch dann lesen und verarbeiten kann, wenn der Mail-Client HTML nicht unterstützt, zum Beispiel in einer Vorschau auf dem Smartphone. Zwar ist in der Textversion der Inhalt der Berichte nur den Bitmap-Bildern im Anhang zu entnehmen, einiges ist aber auch in der reinen Textdarstellung zu erkennen, zum Beispiel Berichtstitel, Sichtbeschreibung, Kommentare und Ähnliches. Außerdem lassen sich manche Spam-Filter „beschwichtigen“, wenn eine Nachricht nicht nur im HTML-Format vorliegt, sondern zusätzlich als reiner Text.

Für Outlook sind die DeltaMaster-Einstellungen zum Mail-Server, zur SSL-Verschlüsselung sowie zum „Plain Text“ nicht relevant, da der Server und die Verschlüsselung in Outlook eingestellt werden und das Erzeugen von reinen Textversionen von den Einstellungen in Outlook abhängt.

Weitere Optionen

Die letzte Einstellung auf der Registerkarte gilt sowohl für Outlook als auch für die DeltaMaster-eigene Komponente: Beim Generieren der E-Mail erzeugt DeltaMaster auch Code für Tooltips, zum Beispiel für die Säulen von Sparklines. Diese Tooltips können mehrzeilig sein, also Zeilenumbrüche enthalten – nicht alle Mail-Clients können aber Zeilenumbrüche in Tooltips anzeigen. Daher ersetzt DeltaMaster auf Wunsch die Zeilenumbrüche in Tooltips durch andere Zeichen oder Zeichenfolgen, zum Beispiel „ | “.

Optionen für mobile Berichtsmappen

Auf dem iPad bzw. iPhone können Berichtsmappen mit der DeltaMaster ReaderApp betrachtet werden. Dazu exportieren Sie die Ordner, die Sie „mitnehmen“ möchten, als DMMOBILE-Datei und übertragen diese etwa per iTunes oder per E-Mail auf das Gerät.

Auswahlmöglichkeiten auf der Registerkarte Mobil: Bilder gekachelt exportieren, Für Retina-Displays optimieren, Berichte möglichst auf Gerätebreite skalieren

  • Wenn Sie Bilder gekachelt exportieren, kann die ReaderApp auch größere Berichte anzeigen, was aufgrund einer Speicherbeschränkung von iOS ansonsten zu Problemen führen könnte.
  • Um die Anzeigequalität auf Geräten mit hochauflösenden Bildschirmen („Retina Displays“) zu verbessern, kann DeltaMaster die Berichte zusätzlich zur Standardauflösung in einer höheren Auflösung ausgeben. Die entstehenden DMMOBILE-Dateien lassen sich auch mit Geräten ohne „Retina Display“ öffnen, sind aber deutlich größer.
  • Schließlich lassen sich Berichte automatisch auf die Gerätebreite skalieren. Das bewirkt, dass alle Berichte bis zu einem bestimmten Grad vergrößert oder verkleinert werden, um den Bildschirmplatz besser zu nutzen. Eine Automatik sorgt dafür, dass die Vergrößerung oder Verkleinerung angemessen bleibt – große Tabellen werden nicht bis zur Unkenntlichkeit geschrumpft, kleine Tabellen nicht bis zur Groteske vergrößert.

Optionen für die Druckfunktion

Um Berichte zu Papier zu bringen, greift DeltaMaster auf die Druckfunktionen von Word, Excel, PowerPoint oder Adobe Reader/Acrobat zurück. Im Fall von Office werden die Dokumente durch Automatisieren exportiert, im Fall von Adobe Reader/Acrobat durch direktes Generieren einer PDF-Datei. In beiden Fällen sendet DeltaMaster am Ende des Exportvorgangs automatisch einen Befehl zum Drucken an das jeweils verwendete Programm. Ob Word, Excel oder PowerPoint „ferngesteuert“ werden soll, erfragt DeltaMaster jedes Mal, wenn Sie etwas drucken.

Optionen für den Export in die Zwischenablage

Ebenfalls eine Art des Exports ist das Kopieren in die Zwischenablage.

Wie bei Word lassen sich Tabellen (Pivottabellen, Flexreports sowie die tabellarischen Ansichten der Analyseverfahren) wahlweise als Text oder als Bild kopieren. Als Text können die Werte in anderen Anwendungen weiterverwendet werden, zum Beispiel in einer Nebenrechnung in Excel. Der Text wird nicht formatiert („Plain Text“), Felder sind mit einem Tabulator getrennt. Die Zahlenformatierung entspricht der Anzeige in der Tabelle. Die Sichtbeschreibung und Erläuterungen wie Hinweise zur Skalierung von Balken werden mitkopiert.

Tabellen kopieren als Text oder als Bild, Grafiken und Bilder kopieren als Bild oder Metafile

Beim Kopieren als Bild wird nur der eigentliche Bericht übernommen, ohne Sichtbeschreibung und Erläuterungen. Auf welche Weise wiederum Grafiken und Bilder exportiert werden, richtet sich nach dem zweiten Auswahlfeld auf dieser Registerkarte.

Kombinierte grafische und tabellarische Ansichten, zum Beispiel die Tabelle einer ABC-Analyse und die Lorenzkurve, können nicht in die Zwischenablage kopiert werden.

Optionen für den Export von Sparklines

Die beiden Einstellungen auf der Registerkarte Sparklines betreffen die Ausgabe von Sparklines als Metafile, wie sie beim Export von Word-Tabellen verwendet werden kann. Die erste Option bewirkt, dass DeltaMaster dieSparklines schwarz-weiß exportiert. Das verbessert die Lesbarkeit von Linien-Sparklines bei der Ausgabe auf Schwarz-weiß-Druckern. Die zweite Option beeinflusst die Linienstärke von Linien-Sparklines: Größere Werte bedeuten dickere Linien.

Option Sparklines schwarz-weiß exportieren und Angabe Linienstärke bei Metafiles auf Registerkarte Sparklines

Berichtsspezifische Exportoptionen

Die Einstellungen in den Optionen (Menü Extras) werden, wie erwähnt, pro Benutzer gespeichert und dienen als globale Voreinstellung für alle Berichte. Daneben können für einzelne Berichte spezielle Einstellungen festgelegt werden. Diese haben Vorrang vor den globalen Einstellungen und werden mit der Analysesitzung bzw. Anwendung gespeichert. Die globalen Exportoptionen lassen sich in allen Modi von DeltaMaster bearbeiten, die berichtsspezifischen nur in den Modi, in denen das Erstellen von Berichten möglich ist (Pivotizer, Analyzer, Miner).

Die Einstellungen für einen einzelnen Bericht sind in den Berichtseigenschaften (Kontextmenü von Berichten in der Berichtsmappe) untergebracht. Die Registerkarten im Bereich Export sind analog zu den denen in den Optionen aufgebaut, sie beschränken sich jedoch auf die Parameter, die für den Umgang mit Tabellen vorgesehen sind. Die Exportverfahren können für einzelne Berichte nicht geändert werden.

Tabellenexport-Optionen auf der Registerkarte Export in den Berichtseigenschaften

Im oberen Bereich der Registerkarte entscheiden Sie, ob Sie die globalen Tabellenexport-Optionen verwenden oder individuelle Tabellenexport-Optionen für diesen Bericht festlegen möchten. Die letztgenannte Option schaltet die untergeordneten Registerkarten Word, Excel, PowerPoint, PDF und Sparklines frei, sodass Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen können.

Optionen für Word bzw. PDF

Für den Export nach Word bzw. als PDF bietet DeltaMaster neben den bereits erläuterten Abschnitten im unteren Bereich der Registerkarte drei weitere Optionen an.

Tabelle als Bild nach Word exportieren, Word Seitenausrichtung und PDF Seitenausrichtung

Die erste Option ist nur für solche Berichtstypen verfügbar, die sich als Bild und als Tabelle nach Word exportieren lassen (Pivottabelle, Kreuztabellenanalyse, Interdependenzanalyse, Flexreport, Rangfolge und PowerSearch). In diesen Fällen können Sie entscheiden, ob der Bericht gemäß den globalen Einstellungen oder, unabhängig von diesen, stets als Bild (ja) oder stets als Tabelle (nein) exportiert werden soll. Die globale Einstellung ist in der Auswahlliste mitangegeben.

Des Weiteren lässt sich in den Berichtseigenschaften festlegen, dass die Seiten dieses Berichts im Hochformat oder im Querformat angelegt werden. Die normale Seitenausrichtung der Ausgabedokumente hängt nicht von DeltaMaster-Einstellungen ab, sondern von der Word- bzw. PDF-Exportvorlage („DeltaMaster.dot“, „DeltaMaster.pdf“ usw.). In den Berichtseigenschaften kann das Layout des resultierenden Berichtsdokuments genau auf den Berichtsinhalt abgestimmt werden: Breite Tabellen können im Querformat gesetzt werden, schmale im Hochformat – im selben Dokument. Die Option wirkt auch dann, wenn ansonsten für diesen Bericht die globalen Tabellenexport-Optionen verwendet werden.

Option für regelgenerierende Verfahren

Bei Berichten aus Analyseverfahren, die Regeln oder Entscheidungsalternativen erzeugen, ist in den Berichtseigenschaften eine weitere Option verfügbar: Man kann einstellen, dass alle Regeln (Alternativen) exportiert werden sollen. Dadurch werden sämtliche Tabellen, Grafiken oder kombinierten Ansichten, zwischen denen man in DeltaMaster interaktiv umschalten kann, in das Zieldokument eingefügt. Das betrifft die Verfahren Comparator, Descriptor, Profiler und Navigation. Eine globale Voreinstellung gibt es dafür nicht bzw. sie kann nicht verändert werden: Standardmäßig wird die aktuelle Regel exportiert.

Alle Regeln exportieren