DeltaMaster clicks! 04/2016

Berichtsformate beim Publizieren von Berichten

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Liebe Datenanalysten,

bei keiner anderen Aufgabe im Business Intelligence sind Effizienzgewinne durch Automatisierung so deutlich zu erkennen wie bei der Berichtsverteilung. Eine einmal erstellte DeltaMaster-Anwendung oder ‑Analysesitzung wird zur Vorlage für viele weitere Berichtssammlungen, die sich automatisch und empfängerabhängig erzeugen, aktualisieren, konfektionieren und verteilen lassen – zu Grenzkosten nahe Null. Eine Voraussetzung dafür ist ein Berichtsformat, das eine zuverlässige Produktion ohne Nacharbeit ermöglicht: die Grafischen Tabellen von DeltaMaster. Sie haben zudem den Vorteil, dass sie gut zu lesen und gut zu verstehen sind – aber das wissen Sie ja, darüber haben wir schon oft geschrieben. Dieses Mal widmen wir uns dem Ergebnis des automatisierten Berichtens: Beim Publizieren (mit dem Berichtsserver, wie das Modul in DeltaMaster 5 genannt wird) stehen vielfältige Ausgabeformate und ‑kanäle zur Verfügung. In einer dreiteiligen clicks!-Reihe stellen wir diese im Überblick vor und geben Tipps zur Auswahl. Hier ist Teil 1: über die Berichtsformate.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Beim Publizieren bzw. im Berichtsserver können Sie für jeden Job separat festlegen, in welchem Format die Ausgabe erzeugt und wie sie verteilt werden soll (Berichtsformat, Verteilungsart).

Exportformate für Berichte: Word, PowerPoint, Excel, PDF, HTML, Ticker und andere

Damit lässt sich die Ausgabe differenziert an die jeweiligen Berichtsaufgaben anpassen. Beispielsweise möchte man Tagesumsätze jeden Abend per E-Mail verkünden, die Monatsberichte sollen als PDF in einem bestimmten Verzeichnis auf dem Dateiserver archiviert werden und die Außendienstmitarbeiter sollen ihre Verkaufszahlen zur eigenständigen Analyse bekommen, mitsamt dem jeweiligen Datenbankauszug. Auch in Planungsanwendungen nutzt man die Automatismen zum Publizieren. So kann ein Job automatisch eine Vielzahl von individuellen Anwendungen im Repository anlegen, in denen die Planungsmasken bereits auf den jeweiligen Adressaten (den Planer) und seine Planungsobjekte voreingestellt sind.

Die folgenden 21 Exportformate stehen zur Verfügung:

csv doc pdf pdf-ppt ppt xls
das excel pdf-doc pdf-word repository
das-offline html pdf-excel pdf-xls ticker
dm2go mobile pdf-powerpoint powerpoint word

Am Ende dieser clicks! finden Sie die Liste noch einmal mit einer Kurzbeschreibung. Zur Erläuterung fassen wir die Formate im Folgenden zu Gruppen zusammen.

Format für Format

das, das-offline, dm2go, repository

Diese vier Formate sind DeltaMaster-spezifisch. Meist werden sie genutzt, um DeltaMaster-Anwendungen empfängerabhängig bereitzustellen: mit aktualisierten, individuellen Voreinstellungen für den jeweiligen Empfänger. Sollen zum Beispiel Kostenstellenleiter oder Vertriebsbeauftragte informiert werden, so kann in den erzeugten DeltaMaster-Dateien bzw. ‑Anwendungen die jeweilige Kostenstelle, das richtige Kundensegment vorab eingestellt werden (Berichtsgenerator). Zugleich kann in allen Berichten vorab eine bestimmte Periode ausgewählt werden, zum Beispiel der letzte abgeschlossene Monat (Berichtsupdate).

Zum Verteilen von DeltaMaster-Anwendungen sind DAS-Dateien weit verbreitet (DAS für DeltaMaster‑Analysesitzung). DM2GO-Dateien („DeltaMaster to go“) enthalten zusätzlich zu der Analysesitzung einen Auszug der zugrunde liegenden Datenbank, sodass die interaktiven Analysefunktionen von DeltaMaster auch dann genutzt werden können, wenn keine Verbindung zum Datenbank-Server besteht, siehe DeltaMaster clicks! 07/2013. Ohne Datenbank-Verbindung funktionieren auch die Offline-DAS-Dateien. Dieses weniger bekannte Format kann ausschließlich im Modus Offline-Reader genutzt werden. Das Hochschalten zu anderen Stufen und das Herstellen einer Datenbank-Verbindung sind nicht möglich. Dadurch eignet sich das Format, um Adressaten wie externen Beratern Zugriff auf DeltaMaster-Berichte, aber nicht auf die Datenbank zu gewähren, siehe DeltaMaster deltas! 5.4.0, Punkt 4.

Sollen Anwendungen nicht in Form von Dateien, sondern über eine Datenbank bereitgestellt werden, mit zusätzlichen Funktionen zur Verwaltung von Berechtigungen und Rollen, so sprechen wir von einem Repository. Das Repository ist in vielen Unternehmen bereits die zentrale Plattform für alle DeltaMaster-Anwendungen. Einen Überblick geben die DeltaMaster clicks! 01/2015.

excel, powerpoint, word

Die von den Microsoft-Office-Programmen abgeleiteten Bezeichnungen stehen für Exporte, die durch Automatisieren („Fernsteuern“) des entsprechenden Programms erzeugt werden. Für „word“ beispielsweise startet DeltaMaster das Programm Microsoft Word und sendet ihm Befehle. Auf diese Weise wird ein neues Dokument angelegt, sukzessive befüllt, formatiert und schließlich gespeichert. Voraussetzung ist, dass das entsprechende Programm auf dem ausführenden Rechner installiert ist.

doc, ppt, xls

Die von den bekannten Dateinamenerweiterungen abgeleiteten Bezeichnungen stehen für Exporte, die durch Generieren von Dateien erzeugt werden, ohne dass Microsoft-Office-Programme beteiligt sind. Bei diesem Verfahren schreibt DeltaMaster mithilfe einer integrierten Komponente direkt in die entsprechenden Dateien. Das ist schneller als das Automatisieren und funktioniert auch dann, wenn Microsoft Office nicht installiert ist, zum Beispiel auf Server-Systemen. Jedoch können einige programmspezifische und interaktive Funktionen nicht ausgenutzt werden. Beispielsweise wird in Word-Dokumenten ein dynamisches Inhaltsverzeichnis als Feldfunktion eingefügt; das Verzeichnis wird aber erst angezeigt, wenn man die Datei in Word öffnet und die Funktion berechnen lässt. Auf Feinheiten gehen wir in den DeltaMaster deltas! 5.5.2, Punkt 3 ein.

Wenn Office-Dokumente als Zielformat erwünscht sind, sollten Sie auch das DeltaMaster-Add-in für Microsoft Office in Erwägung ziehen. Damit werden DeltaMaster‑Berichte nicht exportiert („Push“), sondern als dynamische Objekte in Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen eingebettet, sodass sie unmittelbar in Word bzw. PowerPoint aktualisiert werden können („Pull“). Das lohnt sich vor allem bei einem stark kommentierten Berichtswesen, in dem umfangreiche Erläuterungen, Hintergrundinformationen usw. außerhalb von DeltaMaster erarbeitet werden. Mehr dazu in den DeltaMaster clicks! 12/2013.

pdf-excel, pdf-powerpoint, pdf-word

Diese Berichtsformate erzeugen PDF-Dateien durch Konvertierung von Office-Dokumenten, welche durch Automatisieren der Microsoft-Programme erzeugt worden sind.

Die Konvertierung übernimmt ein PDF-Druckertreiber, der zusätzlich zu DeltaMaster installiert sein muss und in den Berichtsserver-Einstellungen auf der Registerkarte PDF auszuwählen ist. Beim Ausführen des Jobs wird temporär ein Office-Dokument durch Automatisieren erzeugt, anschließend sendet DeltaMaster einen Druckbefehl an das jeweilige Office-Programm. Diese Formate bieten sich an, wenn man die Vorzüge des Automatisierens nutzen, jedoch PDF-Dateien ausliefern möchte.

Controlling-Berichte automatisch als PDF exportieren
pdf-doc, pdf-ppt, pdf-xls

Auch diese Berichtsformate erzeugen PDF-Dateien, jedoch ohne Microsoft Office und ohne einen PDF-Druckertreiber. Und auch in diesen Fällen wird zuerst eine temporäre Ausgabedatei erstellt, jedoch durch Generieren, wie oben beschrieben (und nicht durch Automatisieren). Eine weitere DeltaMaster-eigene Komponente wandelt die Dateien in PDF-Dateien um.

Für alle Formate, die mit Office-Dokumenten zu tun haben, gilt: Das eingestellte Exportformat bestimmt das Exportverfahren (Generieren oder Automatisieren) für den jeweiligen Job. Innerhalb der Anwendung bzw. Analysesitzung, die als Quelle des Jobs festgelegt ist, sind weitere Einstellungen getroffen, zum Beispiel, ob Berichte als Text oder als Bild exportiert werden (und Bilder als Bitmap oder als Metafile), wie Tabellen aufgeteilt und skaliert werden sollen und wie Berichtskommentare in Präsentationsfolien zu behandeln sind. Ausführliche Hinweise dazu finden Sie in den DeltaMaster clicks! 11/2014.

Die restlichen fünf Formate besprechen wir für sich.

csv

Pivottabellen und Berichte aus dem SQL-Durchgriff können in das Format CSV (Comma‑separated values) exportiert werden, also als reine Textdateien. Das ist hilfreich, wenn Daten in maschinenlesbarer Form bereitgestellt werden sollen, sodass sie von anderen Systemen eingelesen und verarbeitet werden können. Denken Sie etwa an Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner, denen Sie Daten über ihre Geschäftsvorfälle für eigene Auswertungen übermitteln wollen – eine willkommene Zusatzleistung, die immer geschätzt und immer öfter auch ausdrücklich verlangt wird. Einzelheiten zum CSV-Format entnehmen Sie den DeltaMaster deltas! 5.4.9, Punkt 9.

html

Beim HTML-Export werden Berichte als Bilder (Bitmap) exportiert und diese in eine HTML-Seite eingebettet. Meistens verwendet man das Format, um Berichte per E-Mail zu versenden. Die Empfänger können die Berichte sofort in ihrem E-Mail-Programm einsehen, ohne einen Anhang mit einem externen Anzeigeprogramm öffnen zu müssen. Das ist besonders für die Nutzung auf dem Smartphone praktisch.

Controlling-Berichte automatisch per E-Mail versenden, mit Bildern

Natürlich lassen sich die exportierten HTML-Dateien auch im Webbrowser anzeigen, zum Beispiel mit Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox oder Apple Safari, oder in anderen Anwendungen referenzieren, die über eine HTML-Anzeigekomponente verfügen. Beim HTML-Export werden für jeden Job‑ bzw. Generator-Durchlauf mehrere Dateien ausgegeben: die Bilder für die einzelnen Berichte sowie der HTML-Code, der die Überschriften, Kommentare und ähnliche Texte ergänzt und mit den Bildern zu einer Gesamtansicht zusammenfügt. Informationen zum HTML-Export finden Sie in den DeltaMaster clicks! 03/2009 und neueren Dokumenten, die in der Online-Hilfe unter dem Stichwort „HTML-Mail“ abzurufen sind.

Bei Berichten aus dem SQL-Durchgriff ist ein erweiterter HTML-Export möglich: Die Datensätze können als Text (anstatt als Bild) ausgegeben und mit HTML und CSS formatiert werden, auch feld‑ und datensatzweise. Auf diese Weise ist etwa eine Anpassung an die Anzeigebedingungen von Smartphones möglich. Einzelheiten entnehmen Sie den DeltaMaster deltas! 5.6.1, Punkt 1.

mobile

Mit dieser Einstellung werden Dateien für die DeltaMaster ReaderApp erzeugt, die für das iPhone und das iPad erhältlich ist, als Zusatzoption zu DeltaMaster 5. Im Unterschied zur DeltaMaster-App der Version 6 arbeitet Version 5 stets offline, also ohne Verbindung zur Datenbank: Berichte werden vorab berechnet und in Form von DMMOBILE-Dateien auf das Gerät übertragen. Zum Aktualisieren von Berichten in der ReaderApp sind aktualisierte Dateien bereitzustellen, zum Beispiel per E-Mail oder über einen Webserver. Das wird man typischerweise mit einem eigenen Job erledigen. Das Publizieren solcher Dateien ist auch mit Version 6 möglich. Wer allerdings Version 6 bereits im Einsatz hat, sollte prüfen, auch die App zur Version 6 zu nutzen. Diese bietet wesentlich mehr Funktionen, wie in den DeltaMaster clicks! 02/2016 und 03/2016 beschrieben.

pdf

In dieser Variante werden Berichte direkt in eine PDF-Datei ausgegeben, ohne den Zwischenschritt der Aufbereitung als Office-Dokument. Es werden also keine Textseiten im Stile von Word produziert, keine Präsentationsfolien, keine Tabellenkalkulationsblätter, sondern das Layout richtet sich nach einer speziellen Exportvorlage im PDF-Format („Templates\DeltaMaster.pdf“, siehe DeltaMaster deltas! 5.5.3, Punkt 3). Diese zu erstellen bzw. anzupassen, ist etwas kniffelig und nur mit speziellen Editoren möglich, zum Beispiel Adobe Acrobat Pro, und es gibt keine weiteren Formatierungsmöglichkeiten. Daher wird dieses Verfahren nur in Spezialfällen eingesetzt – in denen ist es aber sehr schnell.

ticker

Mit diesem Format exportiert DeltaMaster Berichte so, wie es für die automatische Präsentation in der Art eines Tickers nötig ist: Die Werte einer Tabelle werden in einer langen Reihe hintereinander angeordnet und als Bild (Bitmap) gespeichert. Diese Bilder wiederum können automatisch als Tickerband in einer Endlosschleife über den Bildschirm bewegt werden – typischerweise: den eines Kiosksystems, das Daten ohne Zutun des Benutzers präsentiert und sich regelmäßig selbst aktualisiert. Geeignete Software für die Präsentation ist auf Anfrage bei uns erhältlich. Auch ein iPad kann man dafür verwenden: Die iOS-App DeltaMaster TickerPortal steht im App Store bereit. Sie kann die publizierten Tickerbänder verarbeiten. Näheres erfahren Sie in den DeltaMaster deltas! 5.5.2, Punkt 4.

Berichtsformate im Überblick

csv Reine Textdateien, zum Einlesen und Weiterverarbeiten in anderen Systemen, vgl. DeltaMaster deltas! 5.4.9 (9). Export nur durch Publizieren bzw. Berichtsserver, nicht aus einer laufenden DeltaMaster-Sitzung heraus. Nur für Grafische Tabellen/Pivottabellen und SQL-Durchgriff.
das DeltaMaster-Analysesitzung, vorberechnet und aktualisierbar
das-offline DeltaMaster-Offline-Analysesitzung, vorberechnet und nicht aktualisierbar, vgl. DeltaMaster deltas! 5.4.0 (4). Export nur durch Publizieren bzw. Berichtsserver.
dm2go DeltaMaster to go: Analysesitzung und Datenbankauszug (Local Cube) in einer Datei, vgl. DeltaMaster clicks! 07/2013.
doc Word-Dokument, durch Generieren
excel Excel-Arbeitsmappe, durch Automatisieren
html HTML-Dokument mit als Bild eingebetteten Berichten; beim SQL-Durchgriff auch Export als Text möglich (statt als Bild).
mobile Berichtsmappe für die DeltaMaster ReaderApp auf dem iPhone/iPad (DeltaMaster 5, nur Offline-Nutzung)
pdf PDF-Dokument, durch Generieren, basierend auf spezieller PDF-Vorlage
pdf-doc PDF-Dokument, aus Word-Datei/durch Generieren
pdf-excel PDF-Dokument, von Excel/durch Automatisieren
pdf-powerpoint PDF-Dokument, von PowerPoint/durch Automatisieren
pdf-ppt PDF-Dokument, aus PowerPoint-Datei/durch Generieren
pdf-word PDF-Dokument, von Word/durch Automatisieren
pdf-xls PDF-Dokument, aus Excel-Datei/durch Generieren
powerpoint PowerPoint-Präsentation, durch Automatisieren
ppt PowerPoint-Präsentation, durch Generieren
repository DeltaMaster-Anwendung im Repository. Nur in Kombination mit Verteilungsart „repository“.
ticker Tickerbänder für das DeltaMaster TickerPortal, vgl. DeltaMaster deltas! 5.5.2 (4). Export nur durch Publizieren bzw. Berichtsserver.
word Word-Dokument, durch Automatisieren
xls Excel-Arbeitsmappe, durch Generieren