DeltaMaster clicks! 09/2016

Navigieren in Grafischen Tabellen – spontane Analysen für alle

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Liebe Datenanalysten,

mit DeltaMaster 6 sind etliche Funktionen, die zuvor an spezielle Lizenzen gebunden waren, für alle Anwender verfügbar geworden. Dazu zählen das Browsen, das Zoomen und das Navigieren – die drei wichtigsten Funktionen, um von einem gegebenen Bericht aus eigene Analysen zu starten. Die Bedienung dieser Funktionen ist in DeltaMaster 6 so einfach, dass auch ungeübte oder gelegentliche Anwender sofort damit zurechtkommen. Das eröffnet neue Möglichkeiten, Berichte und Anwendungen zu gestalten!
Insbesondere das Navigieren hat das Zeug, Business Intelligence erheblich einfacher und lebendiger zu machen. Mit einer kleinen Reihe in den DeltaMaster clicks! möchten wir Ihnen dieses Verfahren ans Herz legen. Es lohnt sich, bestehende Berichtssysteme darauf umzustellen und neue von Anfang an dafür zu entwickeln.
Im Folgenden erläutern wir, was Berichtsempfänger über das Navigieren wissen sollten. In der nächsten Ausgabe wenden wir uns an Berichtsredakteure und zeigen, wie sie das Navigieren so vorbereiten, dass ihre Berichtsempfänger und sie selbst es besonders einfach haben.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Das Navigieren (die Pivotnavigation) von DeltaMaster ist ein patentiertes Verfahren, Grafische Tabellen (Pivottabellen) schrittweise zu erweitern: Bei jedem Schritt wird eine Ausgangskennzahl in ein weiteres Merkmal heruntergebrochen (Drill-down). Durch diese Aufspaltung lassen sich beispielsweise die Ursachen einer Abweichung oder die wichtigsten Umsatz‑ oder Kostentreiber im Nu aufspüren. Berichtsempfänger und Berichtsredakteure profitieren gleichermaßen: Empfänger durch übersichtliche, verständliche Berichte mit der Möglichkeit, bei Bedarf ganz einfach selbst ins Detail zu gehen; Redakteure durch dynamische, pflegeleichte Berichte und oftmals eine Reduzierung der insgesamt benötigten Berichte.

Darstellung einer Navigation der Anwendung Chair

Zelle auswählen, Navigation starten

Das Navigieren ist bei allen Grafischen Tabellen möglich – und damit in der Regel bei einem Großteil der Berichte einer Anwendung, womöglich bei allen. In DeltaMaster 6 müssen die Berichte nicht einmal dafür eingerichtet werden: Zwar ist es ratsam, die Navigation zu konfigurieren, wie unten angedeutet und in der nächsten Ausgabe ausführlich erläutert. Aber auch ohne Vorbereitung kann man in jeder Grafischen Tabelle navigieren. Die Bedienweise ist im Windows-Client, im Webclient und in der App für das iPhone und das iPad gleich:
1. Wählen Sie den Wert aus, den Sie analysieren möchten. Dazu klicken oder tippen Sie einfach (einmal) auf die entsprechende Zelle. Die ausgewählte Zelle wird mit einer gepunkteten Linie umrahmt.
2. Führen Sie einen Navigationsschritt aus, entweder

  • über das Analysemenü unterhalb des Berichts (Navigieren: +, Auto, –) oder
  • über das Menü, das DeltaMaster direkt bei der ausgewählten Zelle anbietet (mit einem kleinen schwarzen Dreieck) oder
  • per Doppelklick auf den Wert.

Die Abfolge von Auswählen und Ausführen kann beliebig wiederholt werden, so lange es noch freie Merkmale gibt, die in der Tabelle vorkommen dürfen, aber noch nicht vorkommen. Auf diese Weise wird die Analyse immer feiner – und bleibt dennoch einfach in der Bedienung und einfach zu lesen: eine Zelle, ein Schritt, ein zusätzliches Merkmal. Meistens brauchen Sie nicht einmal die Zelle für den nächsten Schritt auszuwählen, weil DeltaMaster die Markierung bei jedem Schritt von sich aus verschiebt und die nächste Zelle automatisch auswählt.

Der ausgewählte Wert kann auf dreierlei Weise analysiert werden:
a) mit der vordefinierten Navigation entlang eines Analysepfads, der vorab für diesen Bericht festgelegt wurde,
b) mit der automatischen Navigation entlang eines Analysepfads, den DeltaMaster automatisch mithilfe eines Data-Mining-Verfahrens einschlägt, und
c) mit der benutzerdefinierten Navigation entlang eines Analysepfads, den Sie von Schritt zu Schritt selbst bestimmen.
Die vordefinierte und die automatische Navigation sind über das Analysemenü zu bedienen, die benutzerdefinierte über das Hierarchiemenü, das sich bei den Datenzellen einblenden lässt.

Analysemenü: vordefinierte und automatische Navigation

Klicken oder tippen Sie im Analysemenü (unterhalb des Berichts) auf die Schaltfläche Navigieren, um die drei Schaltflächen Plus, Auto und Minus einzublenden.

DeltaMaster Button "Navigieren"

  • Mit Plus führen Sie einen (weiteren) Navigationsschritt aus, ausgehend von der markierten Zelle. Dadurch wird die Tabelle um ein zusätzliches Merkmal erweitert, wie unten gezeigt. Voraussetzung ist, dass eine Zelle mit Wert als Ausgangspunkt ausgewählt ist. Falls keine geeignete Zelle ausgewählt ist, weist DeltaMaster darauf hin.
  • Mit Minus nehmen Sie den letzten Navigationsschritt zurück. Dadurch wird ein Merkmal aus der Tabelle entfernt, die Tabelle also reduziert. Voraussetzung ist, dass eine Zelle ausgewählt ist, die durch Navigieren in die Tabelle eingefügt wurde.

Besonders einfach und schnell navigieren Sie per Doppelklick auf eine Zelle: Dies führt einen Schritt mit der vordefinierten Navigation aus. Dafür muss nicht einmal das Navigieren im Analysemenü aktiviert sein.

Welche Merkmale in welcher Reihenfolge und welcher Sortierung eingefügt werden, hängt von der Voreinstellung ab, die im Bearbeitungsmodus getroffen wurde; typischerweise ist dies Aufgabe des Berichtsredakteurs. Das erleichtert die Bedienung für alle Berichtsempfänger – und es trägt zur Standardisierung bei, wenn man einen einheitlichen „roten Faden“ zur Diskussion der Zahlen anlegt und so eine Standard-Agenda etabliert. Falls keine Schritte vordefiniert oder alle vordefinierten bereits ausgeführt sind, weist DeltaMaster darauf hin.
Bei Bedarf aktivieren Sie mit der entsprechenden Schaltfläche die automatische Navigation.

DeltaMaster Button "Auto"

Dabei ermittelt DeltaMaster selbsttätig vor jedem Schritt, welches Merkmal als nächstes einzufügen ist: Ein Data-Mining-Algorithmus untersucht, welche Kriterien noch zur Verfügung stehen, und wählt das interessanteste automatisch aus. Diese Navigation funktioniert auch dann, wenn keine Schritte vordefiniert wurden. Auch im Anschluss an die vordefinierte oder benutzerdefinierte Navigation und sogar im Wechsel mit diesen können Sie die Automatik zuschalten und sich davon leiten lassen.
Besonders einfach und schnell navigieren Sie automatisch, wenn Sie beim Doppelklick die Strg-Taste gedrückt halten. Damit wird immer ein Schritt mit der automatischen Navigation ausgeführt, unabhängig davon, ob es eine vordefinierte Navigation gibt oder nicht.

Nach jedem Navigationsschritt verschiebt DeltaMaster die Auswahlmarkierung automatisch auf die nächste sinnvolle Zelle: auf die erste der neu eingeblendeten Zellen. Dort steht der wichtigste Wert für den nächsten Schritt, nämlich der größte oder der kleinste, je nach eingestellter Sortierung. Achten Sie auf den gepunkteten Rahmen – er zeigt an, welche Zelle selektiert und somit der Ausgangs-punkt für den nächsten Schritt ist. Auf diese Weise können Sie die Analyse mit einem einzigen Bedienelement vorantreiben: indem Sie wiederholt auf Plus klicken.

Hierarchiemenü bei den Datenzellen: benutzerdefinierte Navigation

Für individuelle Fragen, die vom voreingestellten oder einem automatisch berechneten Pfad abweichen, steht die benutzerdefinierte Navigation zur Verfügung. Wenn Sie mit der Maus auf den unteren Rand einer Zelle zeigen, erscheint dort ein kleiner schwarzer Pfeil; zeigen Sie wiederum auf diesen, so öffnet sich ein Menü, in dem DeltaMaster alle Merkmale anbietet, auf die Sie diesen Wert herunterbrechen können (Dimensionen, Hierarchien und Ebenen).

Öffnen der Navigation durch klicken auf Dreieck

Klicken Sie das gewünschte Merkmal an, um einen Navigationsschritt in diese Richtung zu gehen – um also einen Drill-down in dieses Merkmal auszuführen.

Aufgeklapptes Navigationsmenü

Die Auswahlmöglichkeiten im Menü sind dynamisch und verändern sich mit jedem Schritt. Sie hängen unter anderem davon ab, welche Merkmale bereits in der Tabelle enthalten oder in der Filterleiste (oberhalb des Berichts) fixiert sind: Jedes Merkmal (genauer gesagt: jede Ebene) kann nur einmal verwendet werden. Daher verkürzt sich das Menü mit jedem Navigationsschritt, bis keine Dimensionen mehr verfügbar sind. Vor allem aber hängt das Menü vom sogenannten Navigationskontext ab. Das ist die Menge der Dimensionen, Hierarchien und Ebenen, die in diesem Bericht überhaupt auswählbar sein dürfen – meist ein kleiner Ausschnitt aus dem Datenmodell. Dieser Kontext ist im Bearbeitungsmodus einzurichten, also typischerweise vom Berichtsredakteur.

Das bedeutet: Wenn Ihnen das Menü zu lang erscheint und zu viele Merkmale anbietet, können Sie bzw. ein Berichtsredakteur es im Bearbeitungsmodus anpassen und verkürzen. Den Navigationskontext einzustellen, ist einfach; wie das geht, zeigen wir in der nächsten clicks!-Ausgabe. Auch die Bezeichnungen der Hierarchien und Ebenen kann man übrigens im Bearbeitungsmodus ändern. Falls also einige Optionen im Menü unglücklich benannt erscheinen oder etwa eher nach technischen Feldbezeichnungen als nach betriebswirtschaftlichen Merkmalen aussehen, kann man mit Delta-Master schnell Abhilfe schaffen.

Bei einem ganz speziellen Informationsbedarf können Sie für einen bereits ausgeführten Schritt nachträglich die Navigation bearbeiten und beispielsweise die Sortierung ändern, mehr oder weniger Zeilen einblenden oder numerische Filter einrichten. Den Eintrag zum Bearbeiten finden Sie im Hierarchiemenü von Zellen mit einem grauen Pfeil, von den Zellen also, von denen die zu ändernde Navigation ausgeht. Zur Bearbeitung öffnet sich ein Dialog, der an die Achsendefinition angelehnt und Berichtsredakteuren vertraut ist; Berichtsempfänger bearbeiten die Navigation meist nicht selbst.

Bearbeiten der Navigation durch klicken auf Navigation bearbeiten

Navigation lesen

An einem Beispiel zeigen wir, wie sich die Navigation entwickelt und wie man sie im Bericht liest – eigentlich selbsterklärend, aber lassen Sie es uns einmal aufschreiben. Die Ausgangssituation ist ein Plan-Ist-Vergleich. Darin interessiert uns die Planabweichung des Deckungsbeitrags von 2,7 Prozent bzw. der entsprechende absolute Abweichungsbetrag (1.644,4). Diese Zelle haben wir ausgewählt, zu erkennen am gepunkteten Rahmen.

Plan-Ist-Vergleich ohne aufgeklappte Navigation

Im ersten Schritt wird der Ausgangswert nach Vertriebsteams aufgespaltet. Dies wurde als vordefinierte Navigation so eingerichtet. Dadurch können wir diesen Schritt und alle weiteren mit der Schaltfläche Plus im Analysemenü ausführen.

Aufspalten des Wertes DB aller Teams in die beiden DB Werte für die Teams Hohlmaier und Baumann

Die beiden Vertriebsteams sind als neue Zeilen in die Tabelle eingefügt worden, links ist dadurch eine zusätzliche Spalte mit den Beschriftungen erschienen (Alle Teams, Hohlmaier, Baumann). Ein kleiner grauer Pfeil am unteren Rand der Ausgangszelle markiert, von wo aus navigiert wurde, das heißt, welcher Wert aufgespaltet wurde. Die Auswahlmarkierung wurde automatisch verschoben auf das erste neu eingefügte Element – den wichtigsten Verursacher der Abweichung. Die Tabellenbereiche, die nicht weiter verfeinert wurden, sind zurückhaltend in grau geschrieben, um den Bereich der feineren Analyse zu betonen.

Im nächsten Schritt wird die Abweichung des wichtigsten Verursachers weiter aufgespaltet (Hohlmaier, 2.353,0).

Aufspalten des DB Wertes Hohlmaier in einzelne Produktgruppen

Wieder sind einige Zeilen hinzugekommen: die Produkte, auf die die Abweichung des Teams Hohlmaier zurückgeht. Zwei graue Pfeile markieren den Navigationspfad in den Datenzellen. Die Markierung (gepunkteter Rahmen) wurde abermals automatisch verschoben, jetzt auf die wichtigste Produktgruppe (EF-Drehstühle). Gut zu erkennen ist: Die neuen Zeilen sind aufsteigend nach der Planabweichung sortiert, von der schlimmsten negativen Abweichung bei den EF-Drehstühlen (1.654,2) bis zur größten positiven Abweichung bei Hansen (351,9). Es gibt zwei Elemente mit negativen Abweichungen und mehrere mit positiven Abweichungen; von diesen sind jedoch nur die drei größten dargestellt, die übrigen im „Rest Obere“ zusammengefasst. Das ist typisch für die Navigation: In jedem Schritt werden nur die wichtigsten Elemente hinzugefügt, und zwar sortiert. Wie viele Elemente selektiert und wie sie sortiert werden, lässt sich im Bearbeitungsmodus einstellen. Dort ist auch die Zusammenfassung von Elementen zu aktivieren. Übrigens waren schon beim vorherigen Schritt in unserem Beispiel die Elemente sortiert, dies fällt jedoch bei zwei Elementen nicht auf.

Im nächsten Schritt wird nun die Abweichung für die wichtigste Produktgruppe, die EF-Drehstühle, aufgespaltet.

Aufspalten der auffälligsten Produktgruppe EF Drehstühle in einzelene Produkte

Und wieder sind einige Zeilen hinzugekommen: die Kunden des wichtigsten Produkts, auf das die Abweichung des Teams Hohlmaier zurückgeht. Drei graue Pfeile markieren den Navigationspfad in den Datenzellen, wieder wurde die Markierung (gepunkteter Rahmen) automatisch verschoben, jetzt auf den Wert des wichtigsten Kunden (Bundesagentur für Arbeit, 1.341,5), sodass man für diesen den nächsten Schritt ganz einfach mit der Schaltfläche Plus im Analysemenü gehen kann.

Die Zeilenköpfe ergeben ein keilförmiges Muster, an dem die schrittweise Verfeinerung gut abzulesen ist. Darüber hinaus sind die einzelnen Schritte in der Statusleiste dokumentiert, unterhalb des Berichts.

deltamaster_clicks_2016-09-011

Für jeden Schritt ist angegeben, welches Merkmal hinzugekommen ist, zum Beispiel „Produktgruppe“, und wie die Elemente sortiert sind, hier: „Untere/Obere“, also die größten und die kleinsten Elemente gemeinsam, was besonders bei Abweichungen interessant ist (siehe DeltaMaster clicks! 02/2015).

Navigieren für mehrere Elemente

Der bei weitem häufigste Anwendungsfall für das Navigieren ist, dass man genau einen Ausgangswert immer feiner zerlegen und herunterbrechen möchte, wie im obigen Beispiel gezeigt. Es ist jedoch auch möglich, den eingeschlagenen Analysepfad für andere Ausgangswerte zu wiederholen. Das kann zu sehr aufschlussreichen Darstellungen führen. Beispielsweise möchte man die Abweichungen beim Umsatz denen des Deckungsbeitrags gegenüberstellen. Die Navigation macht es möglich.

Gegenüberstellung der Abweichung im Umsatz und des Deckungsbeitrags

Ein weiterer Navigationsschritt kann nämlich nicht nur am letzten Schritt ansetzen, sondern an beliebigen Zellen, innerhalb des navigierten Bereichs ebenso wie außerhalb (grau geschrieben). Wenn Sie in einer Spalte ansetzen, in der bereits navigiert wurde, und von da aus die gleichen Schritte ausführen wie zuvor, stellt DeltaMaster die neue Sequenz parallel zu der oder den bestehenden dar.

Besonderheiten im Webbrowser und in der App

Alle drei Navigationsverfahren (vordefiniert, automatisch, benutzerdefiniert) funktionieren auch über den Webclient, also im Webbrowser und in der DeltaMaster-App für das iPhone und das iPad.

In der App ist zu beachten: Berichte, die größer sind als der verfügbare Bildschirmplatz, werden zur Anzeige automatisch ein bisschen verkleinert. Tippen Sie einmal auf den Bericht, um ihn in der Originalgröße anzuzeigen – in dieser ist das Navigieren möglich, in der verkleinerten Darstellung nicht. Um die benutzerdefinierte Navigation zu starten, tippen Sie die gewünschte Zelle etwas länger an, bis sich das Hierarchiemenü öffnet. Die Bedienung per Doppelklick (vordefinierte Navigation) und Strg+Doppelklick (automatische Navigation) funktioniert auch im Webbrowser, in der App gibt es jedoch kein Pendant dazu.

Im Webbrowser und in der App ist das nachträgliche Bearbeiten einer benutzerdefinierten Navigation nicht vorgesehen. Die Sortierung richtet sich also immer nach der Grundeinstellung des Berichts und kann nicht für einzelne Schritte geändert werden.

DeltaMaster 5: gleiche Bedienung, andere Lizenzierung

Die obigen Hinweise zum Navigieren beziehen sich auf DeltaMaster 6, für DeltaMaster 5 gelten sie analog. Unterschiede liegen in der Lizenzierung: Die Pivotnavigation gehört bei DeltaMaster 5 zum Modus Miner; für die Modi Viewer, Pivotizer und Analyzer kann sie zusätzlich lizenziert werden (Navigationsoption, siehe DeltaMaster clicks! 04/2014). Auch die Weboption von DeltaMaster 5 beherrscht die Pivotnavigation. Die App setzt jedoch DeltaMaster 6 voraus.